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TimeTracking

Kilometer, Reisezeit und Spesen

Für Teams, die viel unterwegs sind, gehören Kilometer und Belege zum Arbeitstag. TimeTracking erfasst Kilometer, Reisezeit und Spesen pro Mitarbeiter neben den Stunden, sodass alles gemeinsam freigegeben und exportiert wird.

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Animierte Demo: die Kilometer einer Fahrt werden aus zwei Adressen berechnet, ein Parkbeleg wird per KI gelesen und beides landet beim Tag neben den Stunden. Fahrt erfassen, Strecke berechnet, Beleg gelesen, Zum Mittwoch.

So funktionieren Kilometer und Spesen

  1. Mit dem Tag erfassen

    Mitarbeiter tragen Kilometer, Reisezeit, Park- oder ÖPNV-Kosten zum jeweiligen Arbeitstag ein. Entfernungen lassen sich aus einer Route berechnen.

  2. Beleg fotografieren

    Ein Foto des Belegs wird an die Ausgabe angehängt. Die KI liest Betrag und Datum aus, der Mitarbeiter prüft sie nur noch.

  3. Freigeben und exportieren

    Spesen werden mit den Stunden freigegeben und mit dem richtigen Satz pro Einsatz oder Mitarbeiter in den Lohnexport übernommen.

Sätze, die dem Einsatz folgen

Kilometersätze und Pauschalen hängen oft vom Kunden, vom Vertrag oder vom Einsatz ab. TimeTracking speichert den Satz dort, wo er hingehört, sodass dieselben 30 Kilometer für jeden Einsatz korrekt erstattet werden.

Feste Pauschalen, etwa eine tägliche Fahrtkostenpauschale, können automatisch für jeden gearbeiteten Tag hinzugefügt werden.

  • Kilometer mit routenbasierter Entfernung
  • Reisezeit als eigene Stundenart
  • Parken, ÖPNV und sonstige Kosten
  • Belegfotos per KI ausgelesen
  • Sätze pro Einsatz oder Mitarbeiter

Keine separate Spesen-App

Liegen Spesen in einem anderen Tool, werden sie in einem anderen Rhythmus freigegeben, landen in einem anderen Export und geraten leicht in Vergessenheit. Neben den Stunden heißt: eine Freigabe, ein Export und ein Ort zum Nachschauen, wenn jemand eine Frage hat.

In Core enthalten

Manche Tools reservieren Spesen oder GPS-Funktionen für ihren höchsten Tarif. Bei TimeTracking sind Kilometer, Reisezeit und Spesen Teil von Core für 1 € pro Nutzer und Monat.

Beispiel: ein Tag, zwei Einsatzorte

Ein Techniker fährt von zu Hause zu einem Kunden, arbeitet dort am Vormittag und fährt am Nachmittag zu einem zweiten Einsatzort. In der App trägt er zwei Fahrten für den Tag ein. Die Entfernung jeder Fahrt wird aus Start- und Zieladresse berechnet, die Reisezeit zwischen den Einsatzorten wird als eigene Stundenart erfasst, und ein Parkbeleg wird fotografiert und angehängt.

Wird der Tag freigegeben, werden die Kilometer zum Satz des jeweiligen Einsatzes erstattet, die Reisezeit folgt Ihrer Vereinbarung zu bezahlter Reisezeit, und die Parkkosten werden als Spesen erstattet. Alles landet im selben Lohnexport wie die Stunden.

Übersichtlich für Mitarbeiter

Mitarbeiter sehen den Status jeder Ausgabe: eingereicht, freigegeben oder abgelehnt. Eine abgelehnte Ausgabe kommt mit dem Kommentar des Prüfers zurück, sodass der Mitarbeiter weiß, was er korrigieren muss, statt raten zu müssen.

Häufige Fragen

Ist die Kilometererfassung im Preis enthalten?

Ja. Kilometer, Reisezeit und Spesen sind in Core für 1 € pro Nutzer und Monat enthalten, ebenso in Pro.

Verfolgt die App meine Route per GPS?

Nein. Entfernungen werden aus Start- und Zieladresse einer Fahrt berechnet. TimeTracking zeichnet keine durchgehende GPS-Spur auf.

Können Belege fotografiert werden?

Ja. Hängen Sie ein Foto an die Ausgabe, und die KI liest Betrag und Datum aus, die der Mitarbeiter dann bestätigt.

Sind Spesen im Lohnexport enthalten?

Ja. Freigegebene Kilometer und Spesen sind Teil des Zeitraums und lassen sich im Export Lohnarten zuordnen.

Können sich die Sätze pro Kunde oder Einsatz unterscheiden?

Ja. Kilometersätze und feste Pauschalen lassen sich pro Einsatz oder pro Mitarbeiter festlegen.

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