Dienstpläne und Schichtplanung
Dienstplan und Stundenzettel beschreiben dieselbe Woche von zwei Seiten: was geplant war und was passiert ist. TimeTracking hält beides an einem Ort, sodass der Soll-Ist-Vergleich ein Bericht ist und keine Tabellenarbeit.
So funktionieren Dienstpläne
Die Woche aufbauen
Erstellen Sie Schichten aus Vorlagen, wiederholen Sie Muster und besetzen Sie offene Schichten. Weisen Sie sie Personen, Einsatzorten und Einsätzen zu.
Prüfen und veröffentlichen
Konflikte mit genehmigtem Urlaub oder Ruhezeitregeln werden vor dem Veröffentlichen markiert. Nach dem Veröffentlichen sieht jede Person ihre Schichten in der App und im Web.
Mit gearbeiteten Stunden vergleichen
Sobald Stunden eingehen, wird der Dienstplan zur Vergleichsbasis. Abweichungen zwischen geplanter und gearbeiteter Zeit sind pro Person, Einsatzort und Woche sichtbar.
Alles, was Disponenten brauchen, nichts darüber hinaus
Schichtvorlagen, wiederkehrende Muster, offene Schichten, Schichttausch und Verfügbarkeiten decken die tägliche Arbeit von Disponenten ab. Die Dienstplanansicht ist für Teams mit wechselnden Einsatzorten gemacht: nach Einsatzort oder Kunde filtern und sehen, wer wo ist.
- Vorlagen und wiederkehrende Schichten
- Offene Schichten und Schichttausch
- Verfügbarkeit und Urlaub werden berücksichtigt
- Veröffentlichte Schichten in der App sichtbar (Push-Mitteilungen folgen)
Dienstpläne erleichtern die Zeiterfassung
Ein veröffentlichter Dienstplan ist das stärkste Signal für die vorausschauende Zeiterfassung. Lief der Tag wie geplant, bestätigt der Mitarbeiter die vorgeschlagenen Stunden mit einem Tipp. Lief er anders, ist die Abweichung offensichtlich und leicht zu erklären.
Ruhezeit- und Pausenregeln werden gegen den Dienstplan geprüft. So sehen Disponenten eine Warnung, bevor sie eine Schicht einplanen, nach der jemand weniger als die gesetzliche tägliche Ruhezeit hätte.
Inklusive, kein Add-on
Viele Zeiterfassungstools verkaufen die Schichtplanung als separates Produkt oder nur im teuersten Tarif. Bei TimeTracking sind Dienstpläne und Urlaub Teil von Core für 1 € pro Nutzer und Monat, neben Freigaben, Kilometern und Lohnexporten.
Offene Schichten, Schichttausch und Verfügbarkeit
Nicht jede Schicht hat beim Erstellen des Dienstplans schon einen Namen. Offene Schichten lassen sich für eine Gruppe von Mitarbeitern veröffentlichen, die sie in der App sehen und sich melden können. Der Disponent entscheidet, wer die Schicht bekommt. Mitarbeiter können eine Schicht auch zum Tausch anbieten; der Tausch wird erst wirksam, wenn der Disponent ihn genehmigt.
Verfügbarkeit funktioniert umgekehrt: Mitarbeiter geben an, wann sie arbeiten können und wann nicht, und der Disponent sieht das schon beim Erstellen des Dienstplans. Das reduziert kurzfristige Änderungen und Nachrichten.
- Offene Schichten für eine Gruppe veröffentlicht
- Schichttausch vom Disponenten genehmigt
- Verfügbarkeit beim Planen sichtbar
Soll und Ist in der Praxis
Sobald Stunden eingehen, zeigt jede Schicht geplante und gearbeitete Zeit nebeneinander. Späte Arbeitsbeginne, frühe Feierabende und zusätzliche Stunden sind pro Person, Einsatzort und Woche sichtbar. Für einen Kunden oder eine Standortleitung ist dieser Vergleich oft nützlicher als der Stundenzettel selbst, weil er zeigt, wo Plan und Realität auseinanderlaufen.
Häufige Fragen
Sind Dienstpläne im Preis enthalten?
Ja. Dienstpläne und Urlaub sind im Core-Tarif für 1 € pro Nutzer und Monat enthalten, ebenso in Pro.
Werden Mitarbeiter über neue Schichten informiert?
Veröffentlichte Schichten erscheinen sofort in der App und im Web jedes Mitarbeiters. Push-Mitteilungen beim Veröffentlichen folgen demnächst.
Kann ich geplante und gearbeitete Stunden vergleichen?
Ja. Berichte zeigen geplante und gearbeitete Stunden pro Person, Einsatzort, Kunde und Zeitraum.
Prüft der Dienstplan Arbeitszeitregeln?
Die Regel-Engine warnt vor Konflikten mit genehmigtem Urlaub und vor Schichten, die eingerichtete Ruhezeitregeln verletzen, zunächst mit Vorlagen für die Niederlande.
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