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TimeTracking

Zeiterfassung für Restaurants, Hotels und Catering

Arbeitszeiten in der Gastronomie passen auf keinen Stundenzettel von neun bis fünf. Ein Koch arbeitet mittags, fährt nach Hause und kommt zum Abendservice zurück. Die Bar schließt um eins. Eine Aushilfe wird um vier gefragt, ob sie um sechs kommen kann. TimeTracking erfasst diese Tage so, wie sie wirklich sind, damit sich der Dienstplan schnell ändern kann und die Lohnabrechnung trotzdem die richtigen Stunden und Zuschläge erhält.

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Animierte Demo: eine Köchin arbeitet am Freitag einen geteilten Dienst mit Mittag- und Abendservice, die Lücke dazwischen zählt nicht, der Abend läuft als eine Schicht über Mitternacht mit Zuschlag für späte Stunden, und eine Aushilfe übernimmt eine offene Schicht. Mittagsblock, Lücke, dann Abend, Über Mitternacht, Aushilfe springt ein.

So arbeiten Gastronomie und Hotellerie mit TimeTracking

  1. Schnell planen

    Erstellen Sie die Woche aus Schichtvorlagen, prüfen Sie die Verfügbarkeit und füllen Sie Lücken mit offenen Schichten für Aushilfen.

  2. Am Personaleingang einstempeln

    Mitarbeiter stempeln an einem Kiosk-Tablet mit persönlicher PIN ein und aus oder nutzen den Timer in der App.

  3. Geteilte Dienste und späte Schichten stimmen

    Mittag und Abend sind zwei Blöcke an einem Tag. Eine Schicht, die nach Mitternacht endet, bleibt eine Schicht mit korrekten Summen.

  4. Freigeben und exportieren

    Die Betriebsleitung gibt die Woche frei. Stunden, Zuschläge für späte Stunden und Abwesenheiten gehen in einem Export an die Lohnabrechnung.

Geteilte Dienste ohne Umwege

In vielen Küchen und Restaurants hat der Arbeitstag eine Lücke: 11:00 bis 14:30 Uhr für das Mittagsgeschäft, dann ab 17:00 Uhr bis Feierabend. In TimeTracking sind das einfach zwei Blöcke am selben Tag, jeder mit eigenem Beginn und Ende. Die unbezahlte Zeit dazwischen zählt nicht, und die Tagessumme stimmt, ohne dass jemand von Hand abziehen muss.

Pausen innerhalb eines Blocks werden ausdrücklich erfasst, und die Regel-Engine warnt die Planung, wenn ein Dienstplan gegen die hinterlegten Arbeitszeit- und Ruhezeitregeln verstößt.

  • Mehrere Blöcke pro Tag, jeweils mit Beginn und Ende
  • Unbezahlte Lücke zwischen Blöcken zählt nicht
  • Pausen ausdrücklich erfasst
  • Arbeitszeit-Warnungen im Dienstplan

Späte Schichten über Mitternacht

Eine Barschicht von 18:00 bis 01:30 Uhr ist eine Schicht, nicht ein Freitag, der um Mitternacht endet, und ein Samstag, der um 00:00 Uhr beginnt. TimeTracking hält sie mit korrekten Summen zusammen, und die Regel-Engine teilt die Stunden in die von Ihnen hinterlegten Zuschlagsbänder auf, etwa ab 22:00 Uhr oder an Sonn- und Feiertagen. Feiertage für die Niederlande, Deutschland und Belgien sind bereits hinterlegt.

Im Hotel ist ein Spätdienst bis nach Mitternacht mit anschließendem Frühstücksdienst ein klassisches Ruhezeitproblem. Die Planung sieht eine Warnung, wenn ein Dienstplan weniger als die hinterlegte Ruhezeit zwischen zwei Schichten lässt, noch bevor er veröffentlicht wird.

Aushilfen und Studierende

Die Gastronomie lebt von Aushilfen, Studierenden und Saisonkräften, die kommen und gehen. Neue Mitarbeiter laden Sie per SMS ein, und sie melden sich mit einem Einmalcode an. So ist eine Studentin ohne Firmen-E-Mail-Adresse für die Samstagsschicht bereit. Die Apps gibt es in 20 Sprachen, und jeder wählt seine eigene.

Die Verfügbarkeit zeigt, wer wann kann, und spart eine Runde Nachrichten vor jedem Dienstplan. Braucht ein voller Abend zusätzliche Hände, stellt die Betriebsleitung eine offene Schicht ein. Aushilfen sehen sie in der App und melden sich, und die Betriebsleitung entscheidet, wer sie bekommt. Ein Schichttausch wird erst nach Zustimmung wirksam.

  • Einladung per SMS, Anmeldung mit Einmalcode
  • Verfügbarkeit bei der Planung sichtbar
  • Offene Schichten und Tausch mit Freigabe
  • Nur für aktive Nutzer zahlen

Ein Kiosk am Personaleingang

Handys gehören nicht in die Küche. Mit einem Kiosk-Tablet am Personaleingang oder bei den Spinden stempeln alle mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus, in ihrer eigenen Sprache. Jeder Kiosk lässt sich auf einen Standort beschränken, praktisch für Gruppen mit mehreren Restaurants oder ein Hotel mit separater Bankettküche.

Der Kiosk macht keine Fotos und nutzt keine Gesichtserkennung. Nach 5 falschen PINs sperrt er sich für 15 Minuten, was Stempeln für Kollegen erschwert.

Catering und Events an wechselnden Orten

Cateringteams sind jedes Wochenende an einem anderen Ort. Jede Eventlocation lässt sich als Einsatzort anlegen, sodass Stunden pro Veranstaltung erfasst werden und der Soll-Ist-Vergleich zeigt, welche Aufträge länger gedauert haben. Fahrzeit und Kilometer zur Location werden getrennt erfasst und nach Ihren Vereinbarungen vergütet.

Für Gruppen mit mehreren Betrieben zeigen Auswertungen die Stunden pro Standort, Person und Zeitraum, und die Zentrale exportiert alle Standorte in einem Schritt.

Fokus auf Stunden, offen für Ihre Systeme

TimeTracking ist kein Kassensystem, kein Reservierungssystem und kein Tool zur Trinkgeldverteilung. Es regelt Dienstpläne, Stunden, Abwesenheiten und Freigaben und gibt freigegebene Zeiträume an die Lohnabrechnung weiter: Ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV-, XLSX- und XML-Exporte und die REST-API sind heute live, Anbindungen an Loket, Nmbrs und AFAS folgen demnächst.

Kostenlos bis 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat im Tarif Core, ohne Add-ons und ohne Mindestanzahl an Nutzern. Ist die Saison vorbei, zählen deaktivierte Mitarbeiter nicht mehr mit.

Häufige Fragen

Kann TimeTracking geteilte Dienste abbilden?

Ja. Ein geteilter Dienst besteht aus zwei Blöcken am selben Tag, jeweils mit eigenem Beginn und Ende. Die Lücke dazwischen zählt nicht als Arbeitszeit.

Was passiert mit Schichten, die nach Mitternacht enden?

Sie bleiben eine Schicht mit korrekten Summen. Späte Stunden werden in die von Ihnen hinterlegten Zuschlagsbänder aufgeteilt.

Können Aushilfen zusätzliche Schichten übernehmen?

Ja. Die Betriebsleitung stellt eine offene Schicht ein, verfügbare Mitarbeiter sehen sie in der App und melden sich, und die Betriebsleitung entscheidet, wer sie bekommt.

Brauchen Studierende eine Firmen-E-Mail-Adresse?

Nein. Sie werden per SMS eingeladen und melden sich mit einem Einmalcode an.

Gibt es eine Anbindung an unser Kassensystem oder eine Trinkgeldverteilung?

Nein. TimeTracking erfasst Arbeitszeit und exportiert freigegebene Stunden. Es ist nicht mit Kassensystemen verbunden und verteilt kein Trinkgeld.

Was kostet es?

Kostenlos bis 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat im Tarif Core, inklusive Dienstplänen, Kiosk, Freigaben und Lohnexporten. Sie zahlen nur für aktive Nutzer.

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