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TimeTracking

KI-Stundenzettel-Parser

Kunden schicken Stunden in jedem denkbaren Format: eine Tabelle, ein paar Zeilen in einer E-Mail, ein Handyfoto eines unterschriebenen Papierzettels. Der KI-Stundenzettel-Parser liest sie als strukturierte Stunden ein, damit Ihr Büro nicht mehr abtippen muss.

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Animierte Demo: der KI-Parser liest das Foto eines Papier-Stundenzettels in Zeilen mit Konfidenzwert aus und schickt die unsichere Zeile zur Prüfung. Foto kommt an, KI liest, Konfidenz, Prüfung.

So funktioniert der KI-Stundenzettel-Parser

  1. Dokument weiterleiten

    Senden Sie die E-Mail an die Import-Adresse Ihrer Organisation oder laden Sie die Datei hoch. Excel, CSV, E-Mail-Text, PDFs und Fotos werden akzeptiert.

  2. Die KI liest die Stunden aus

    Der Parser erkennt die Art des Dokuments, liest Mitarbeiter, Daten, Beginn- und Endzeiten sowie Pausen aus und ordnet Namen den richtigen Personen und Einsätzen zu.

  3. Sie prüfen die Ausnahmen

    Zeilen mit hoher Sicherheit gehen direkt in den Zeitraum. Alles Unklare, etwa eine unleserliche Ziffer oder ein unbekannter Name, landet auf einem Ausnahmen-Bildschirm, wo eine Person bestätigt.

Gemacht für chaotische Eingaben aus der Praxis

Stundenzettel von Kunden folgen selten einer Vorlage. Spalten verschieben sich, Namen sind abgekürzt, Daten kommen in drei Formaten und manche Zettel sind handgeschrieben. Der Parser ist für diese Realität gebaut, nicht für ein perfektes Formular.

Er arbeitet mit den großen Sprachmodellen der Claude-Familie von Anthropic, einschließlich Bilderkennung für Fotos und Scans. Ein separater OCR-Anbieter ist nicht beteiligt.

  • Excel und CSV mit beliebigem Spaltenaufbau
  • Stunden im Text einer E-Mail
  • Fotos und Scans von Papier-Stundenzetteln
  • Unscharfe Zuordnung von Namen zu Mitarbeitern und Einsätzen

Sicherheitswerte statt blindem Vertrauen

Jeder ausgelesene Wert hat einen Sicherheitswert. Liegt er unter dem Schwellenwert, bestätigt ein Mensch. Das Originaldokument bleibt am Eintrag hängen, sodass jeder nachsehen kann, was der Parser gesehen hat.

Die eingelesenen Stunden durchlaufen anschließend die Konflikterkennung, die sie mit den in der App erfassten Stunden der Mitarbeiter vergleicht.

Woher die Zeitersparnis kommt

Einen Kunden-Stundenzettel abzutippen ist langsam und fehleranfällig, und Personaldienstleister mit vielen Kunden tun es jede Woche. Der Parser übernimmt das Tippen; Ihr Büro kümmert sich nur noch um Ausnahmen und Konflikte, die wirklich eine Entscheidung brauchen.

Tipps für die besten Ergebnisse

Richten Sie pro Organisation eine Import-Adresse ein und bitten Sie Ihre Kunden, ihre Wochenstunden dorthin zu schicken, damit Dokumente nie in persönlichen Postfächern verloren gehen. Bei Fotos liefert ein flach liegender Zettel bei gutem Licht, auf dem alle vier Ecken zu sehen sind, das zuverlässigste Ergebnis. Mehrere Mitarbeiter auf einem Zettel oder mehrere Zettel in einer E-Mail sind kein Problem.

Das Originaldokument bleibt an jedem Eintrag hängen, der daraus entstanden ist, sodass jeder, der eine Zahl prüft, die Quelle sehen kann. Wie lange Originale aufbewahrt werden, richtet sich nach den Aufbewahrungseinstellungen Ihrer Organisation.

  • Eine Import-Adresse pro Organisation
  • Flache, gut beleuchtete Fotos mit allen vier Ecken
  • Originale gemäß Ihren Aufbewahrungseinstellungen gespeichert

Häufige Fragen

Welche Dateitypen akzeptiert der Parser?

Excel (XLSX und XLS), CSV, PDF, reinen E-Mail-Text und Bilder wie Handyfotos oder Scans von Papier-Stundenzetteln.

Was passiert, wenn der Parser unsicher ist?

Die Zeile landet auf einem Ausnahmen-Bildschirm mit dem Originaldokument daneben, und eine Person bestätigt oder korrigiert sie.

Werden Kundendaten zum Training von KI-Modellen genutzt?

TimeTracking nutzt die kommerzielle API von Anthropic, die Kundeneingaben standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet. Dokumente und ausgelesene Stunden werden auf der in der EU gehosteten Plattform von TimeTracking gespeichert.

In welchem Tarif ist der KI-Stundenzettel-Parser enthalten?

Der KI-E-Mail-Parser und das KI-Backoffice sind Teil des Pro-Tarifs für 3 € pro Nutzer und Monat.

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