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TimeTracking

Zeiterfassung und Stundenzettel für Personaldienstleister

Zeitarbeitskräfte bei Dutzenden Einsatzbetrieben, Stunden als App-Einträge, Tabellen, E-Mails und Papier. TimeTracking macht daraus eine freigegebene Woche pro Einsatz, bereit für die Lohnabrechnung, ohne dass Ihr Büro einen einzigen Stundenzettel abtippt.

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Animierte Demo: ein Zeitarbeiter arbeitet in einer Woche für drei Kunden, und jeder Kunde gibt nur seine eigenen Stunden frei. Ein Mitarbeiter, drei Kunden, Aufgeteilt pro Einsatz, Jeder Kunde gibt frei, Eine Zeile für die Lohnabrechnung.

Vom Einsatzort bis zur Lohnabrechnung in vier Schritten

  1. Zeitarbeitskräfte erfassen pro Einsatz

    Zeitarbeitskräfte nutzen die App in ihrer eigenen Sprache, auf dem eigenen Handy oder an einem Kiosk beim Kunden. Stunden, Pausen, Kilometer, Reisezeit und Spesen werden pro Einsatz erfasst.

  2. Kundenstunden werden automatisch eingelesen

    Einsatzbetriebe mit eigener Zeiterfassung schicken Excel-Dateien, E-Mails oder das Foto eines Papier-Stundenzettels. Der KI-Parser macht daraus strukturierte Stunden.

  3. Erst Konflikte, dann Kundenfreigabe

    Abweichungen zwischen Mitarbeiter- und Kundenstunden werden markiert, bevor etwas verschickt wird. Der Kunde gibt die abgeglichene Woche per sicherem Magic Link frei, ohne Konto.

  4. Export in die Lohnabrechnung

    Freigegebene Zeiträume werden im Format exportiert, das Ihr Lohnanbieter erwartet, und anschließend gesperrt. Korrekturen werden zu einer Zeile im nächsten Zeitraum.

Einsätze als Rückgrat

In der Zeitarbeit ist eine Stunde nie einfach nur eine Stunde. Sie gehört zu einer Zeitarbeitskraft bei einem Kunden, in einer Funktion, zu einem Satz, in einem Zeitraum, mit eigenen Zuschlägen. TimeTracking bildet das als Einsatz ab: Mitarbeiter × Kunde × Funktion × Satz × Zeitraum, mit festen Bestandteilen wie Fahrtkostenpauschalen.

Zeitarbeitskräfte können mehrere Einsätze haben, sogar am selben Tag. Zeiträume sind pro Kunde oder Einsatz einstellbar: wöchentlich, vierwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Die richtigen Regeln begleiten jeden Eintrag, von der App bis zum Lohnexport.

  • Mehrere Einsätze pro Mitarbeiter, sogar pro Tag
  • Sätze, Funktionen und feste Pauschalen pro Einsatz
  • Zeiträume pro Kunde: wöchentlich, vierwöchentlich, halbmonatlich, monatlich
  • Nachtschichten über Mitternacht korrekt berechnet

Kundenfreigabe per Magic Link

Ihre Kunden sind beschäftigt und wollen kein weiteres Login. Mit TimeTracking erhält der Ansprechpartner eine E-Mail mit einem sicheren, einmal nutzbaren Link, der abläuft. Er sieht Tage und Summen jeder Zeitarbeitskraft, gibt die Woche frei oder lehnt Zeilen mit Kommentar ab. Sein Name und der Zeitpunkt der Freigabe werden im Audit-Log gespeichert.

Bei großen Einsatzbetrieben mit vielen Freigebenden lassen sich Freigaben nach Abteilung oder Standort aufteilen, sodass jede Führungskraft nur ihre eigenen Leute sieht.

KI-Parser und Konflikterkennung

Viele Kunden führen eine eigene Zeiterfassung und schicken sie Ihnen jede Woche. Der KI-Stundenzettel-Parser liest Excel, CSV, E-Mail-Text sowie Fotos oder Scans von Papier-Stundenzetteln, ordnet Namen Mitarbeitern und Einsätzen zu und legt alles Unsichere auf einen Ausnahmen-Bildschirm.

Die Konflikterkennung vergleicht diese Kundenstunden anschließend mit den in der App erfassten Stunden. Statt eine Differenz von vier Stunden erst nach der Lohnabrechnung zu entdecken, sieht Ihr Büro sie schon am Mittwoch und klärt sie mit einem Anruf. Jede Klärung wird mit Entscheider und Begründung protokolliert.

Lohnexporte: was live ist und was demnächst kommt

Freigegebene und abgeglichene Zeiträume werden in einem Schritt exportiert. Heute live: ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV- und XLSX-Exporte und die REST-API. Anbindungen an Loket, Nmbrs, AFAS und DATEV folgen demnächst; bis dahin decken die konfigurierbaren Dateiexporte die meisten Lohnimporte ab.

Exportierte Zeiträume sind gesperrt. Ändert sich später etwas, wird daraus eine Korrekturzeile im nächsten Zeitraum, sodass Lohnabrechnung, Kundenrechnung und TimeTracking immer übereinstimmen.

Gemacht für Zeitarbeitskräfte aus aller Welt

Zeitarbeitskräfte kommen oft aus Polen, Rumänien, der Ukraine und vielen anderen Ländern. Die TimeTracking-Apps sind in 20 Sprachen verfügbar, und jede Zeitarbeitskraft wählt ihre eigene, unabhängig von der Sprache Ihres Büros. Die Anmeldung funktioniert per Magic Link per E-Mail oder mit einem Einmalcode per SMS, für Mitarbeiter ohne Firmen-E-Mail-Adresse.

An Einsatzorten, an denen Handys nicht erlaubt sind, stempeln Zeitarbeitskräfte an einem Tablet-Kiosk am Eingang mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein, in ihrer eigenen Sprache.

Fokus auf Stunden, offen für Ihre Tools

TimeTracking versucht nicht, Ihr Backoffice, Ihr CRM oder Ihre Rechnungsstellung zu ersetzen. Es erledigt eine Aufgabe, freigegebene Stunden, und versorgt die Tools, die Sie bereits nutzen, über Exporte und eine offene API. Das hält die Einführung klein und erlaubt Ihnen, mit einem einzigen Kunden zu starten, bevor Sie weiter ausrollen.

Häufige Fragen

Brauchen Kunden ein Konto, um Stunden freizugeben?

Nein. Kunden geben über einen sicheren, ablaufenden Magic Link frei. Ihr Name und der Zeitpunkt der Freigabe werden gespeichert.

Kann TimeTracking Stundenzettel von Kunden aus Excel oder Papier einlesen?

Ja. Der KI-Stundenzettel-Parser liest Excel, CSV, E-Mail-Text sowie Fotos oder Scans von Papier-Stundenzetteln. Unsichere Werte landen auf einem Ausnahmen-Bildschirm, wo eine Person bestätigt.

Welche Lohnsysteme werden unterstützt?

Ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV/XLSX-Exporte und die API sind live. Anbindungen an Loket, Nmbrs, AFAS und DATEV folgen demnächst.

Welchen Tarif brauchen Personaldienstleister?

Core (1 € pro Nutzer und Monat) umfasst die Mitarbeiter-App, Kundenfreigaben und Lohnexporte. Pro (3 €) ergänzt das Personaldienstleister-Modul mit Konfliktabgleich, den KI-E-Mail-Parser und die vorausschauende Zeiterfassung.

In welchen Sprachen ist die Mitarbeiter-App verfügbar?

In 20 Sprachen, darunter Deutsch, Niederländisch, Englisch, Polnisch, Rumänisch und Ukrainisch. Jede Zeitarbeitskraft wählt ihre eigene Sprache.

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