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TimeTracking

Vorausschauende Zeiterfassung

Die meisten Menschen vergessen nicht zu arbeiten. Sie vergessen, es zu erfassen. Die vorausschauende Zeiterfassung macht aus dem Stundenzettel eine kurze Kontrolle: Die App schlägt vor, was jemand wahrscheinlich gearbeitet hat, und die Person bestätigt oder ändert es mit einem Tipp.

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Animierte Demo: die App schlägt die Stunden von gestern aus Dienstplan und Vorwochen vor, der Mitarbeiter bestätigt mit einem Tipp. Signale, Vorschlag, Ein Tipp, Gebucht.

So funktioniert die vorausschauende Zeiterfassung

  1. Signale kommen an

    TimeTracking berücksichtigt den veröffentlichten Dienstplan, was die Person am selben Tag der Vorwoche erfasst hat, und ihr übliches Muster der letzten Wochen. Eine Kalendersynchronisation mit Google Calendar und Outlook ist als zusätzliches Signal geplant.

  2. Ein Vorschlag entsteht

    Aus diesen Signalen entwirft die App einen Arbeitstag: Beginn, Ende, Pause und den Einsatz, das Projekt oder den Einsatzort. Als Arbeitszeit wird noch nichts gespeichert.

  3. Die Person bestätigt

    Beim nächsten Öffnen der App steht dort: "Das hast du wahrscheinlich gearbeitet. Stimmt das?" Ein Tipp bestätigt. Ändern öffnet den Eintrag mit dem vorausgefüllten Vorschlag.

Warum ein Vorschlag besser ist als ein leerer Stundenzettel

Ein leerer Wochenzettel verlangt, am Freitagnachmittag fünf Tage aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Das Ergebnis sind gerundete Zahlen, vergessene Pausen und späte Abgaben, die die Lohnabrechnung aufhalten.

Ein Vorschlag dreht die Aufgabe um. Statt zu tippen, muss die Person nur ihren eigenen Tag wiedererkennen. Bei Schichtteams mit Dienstplan entsprechen die meisten Tage dem Plan, das Bestätigen dauert Sekunden. War ein Tag anders, wird nur das Feld korrigiert, das sich geändert hat.

Die Kontrolle bleibt bei den Mitarbeitenden

Vorgeschlagene Stunden werden nie stillschweigend gebucht. Jeder Vorschlag braucht eine ausdrückliche Bestätigung der Person, die gearbeitet hat, und der Eintrag hält fest, dass er als Vorschlag begann. Vorgesetzte sehen, welche Stunden unverändert bestätigt und welche angepasst wurden.

Vorschläge nutzen keinen Standort. TimeTracking macht keine Screenshots, zeichnet keine Tastenanschläge auf und erstellt keine Standortspur; der Vorschlag beruht nur auf dem Dienstplan und auf Stunden, die die Person zuvor erfasst hat.

  • Ausdrückliches Bestätigen oder Ändern für jeden vorgeschlagenen Tag
  • Herkunft jedes Eintrags im Audit-Trail
  • Basiert auf Dienstplan und früheren Einträgen, ohne Standort

Wo es am meisten hilft

Vorschläge glänzen überall dort, wo Arbeit einem Plan folgt: geplante Schichten in Logistik und Gebäudereinigung, wiederkehrende Einsätze bei Kunden von Personaldienstleistern, eingeplante Kolonnen auf Baustellen und alle, deren Woche der vorherigen ähnelt.

Sie passen gut zu den Erinnerungen bei fehlenden Stunden, die Mitarbeitende zum Bestätigen zurück in die App holen, und zur Kundenfreigabe, die bestätigte Stunden ohne Nachfassen in eine freigegebene Woche verwandelt.

Der Einstieg in Vorschläge

Vorschläge werden schnell nützlich, wenn es einen Plan gibt. Teams, die Dienstpläne in TimeTracking veröffentlichen, erhalten ab dem ersten Tag sinnvolle Vorschläge. Teams ohne Dienstplan starten mit Timer oder manueller Eingabe; nach einigen Wochen erscheinen die Stunden der Vorwoche und wiederkehrende Muster, etwa jeden Dienstag derselbe Einsatzort, in den Vorschlägen.

Später verfügbar: Kalendersynchronisation mit Google Calendar und Outlook, damit Termine und Besprechungen Vorschläge liefern können, für Teams, deren Tag im Kalender steht. Bis dahin beruht jeder Vorschlag auf Dienstplan und Verlauf.

  • Ab Tag eins: Der veröffentlichte Dienstplan liefert Vorschläge
  • Nach einer Woche: Die Stunden der Vorwoche als Ausgangspunkt
  • Demnächst: Synchronisation mit Google Calendar und Outlook

Häufige Fragen

Erfasst die vorausschauende Zeiterfassung Stunden automatisch?

Nein. Die App schlägt Stunden nur vor. Nichts zählt als Arbeitszeit, bis die Person den Vorschlag bestätigt oder eine geänderte Version speichert.

Worauf beruht der Vorschlag?

Auf dem veröffentlichten Dienstplan, den Stunden der Vorwoche und dem üblichen Muster der letzten Wochen. Eine Kalendersynchronisation mit Google Calendar und Outlook ist geplant, aber noch nicht verfügbar.

In welchem Tarif ist die vorausschauende Zeiterfassung enthalten?

Die vorausschauende Zeiterfassung ist Teil des Pro-Tarifs für 3 € pro Nutzer und Monat. Manuelle Eingabe, Timer und Freigaben gibt es in Free und Core.

Können Mitarbeitende sie abschalten?

Mitarbeitende können einen Vorschlag jederzeit ignorieren und Stunden manuell eintragen. Vorschläge nutzen nie den Standort.

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