Glossar Zeiterfassung
Kurze, verständliche Erklärungen zu den Begriffen, die bei Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Zeitarbeit immer wieder auftauchen. Mit Beispielen, Bezug zum Gesetz, wo es einen gibt, und Links zu den Quellen.
ABU- und NBBU-Tarifvertrag (Niederlande)
Die zwei großen niederländischen Tarifverträge (cao) für Zeitarbeitskräfte, mit Phasensystem und Entlohnung nach der Regelung des Kunden.
BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen.
Einsatz (Placement)
Die Zuordnung einer Person zu einem Kunden für eine Tätigkeit und einen Zeitraum, auf die Stunden erfasst und abgerechnet werden.
Geofence
Virtueller Bereich um einen Ort, etwa eine Baustelle, der eine Aktion auslöst, wenn ein Gerät ihn betritt oder verlässt.
Industrieminuten (Dezimalstunden)
Zeitangabe, bei der die Stunde in 100 statt 60 Teile geteilt wird, etwa 7,75 Stunden statt 7 Stunden 45 Minuten.
Kundenfreigabe
Bestätigung der geleisteten Stunden durch den Kunden, bei dem gearbeitet wurde, als Grundlage für Lohn und Rechnung.
Lohnexport
Datei oder Schnittstelle, mit der freigegebene Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten in die Lohnabrechnung übertragen werden.
Magic Link
Persönlicher, zeitlich begrenzter Link per E-Mail, der ohne Passwort Zugang zu genau einer Aufgabe oder einem Konto gibt.
MCP (Model Context Protocol)
Offenes Protokoll, über das KI-Assistenten wie Claude kontrolliert auf Werkzeuge und Daten anderer Anwendungen zugreifen.
Pausenregelung
Gesetzliche Mindestpausen je nach Länge der Arbeitszeit, in Deutschland 30 Minuten ab mehr als 6 und 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden.
Periodenabschluss
Sperren einer abgerechneten Periode, damit exportierte Stunden unverändert bleiben und Korrekturen in einer offenen Periode landen.
Personaldienstleister
Unternehmen, das eigene Mitarbeitende an Kunden überlässt (Zeitarbeit) und deren Stunden erfasst, abrechnet und in Rechnung stellt.
Prüfpfad (Audit Trail)
Lückenloses Protokoll, das festhält, wer wann welche Änderung an Daten vorgenommen hat, und das selbst nicht geändert werden kann.
Ruhezeit
Ununterbrochene arbeitsfreie Zeit zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten, in Deutschland mindestens 11 Stunden.
Schichtzulage (ORT)
Zuschlag zum Lohn für Arbeit zu ungünstigen Zeiten wie nachts, am Wochenende oder an Feiertagen; in den Niederlanden ORT genannt.
Stempeluhr-Kiosk
Gemeinsames Gerät am Eingang, an dem Mitarbeitende sich mit PIN, Karte oder Code ein- und ausstempeln.
Stundenzettel
Aufstellung der gearbeiteten Zeiten einer Person mit Beginn, Ende und Pausen, Grundlage für Lohn und Rechnung.
Überstunden
Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht, und je nach Vertrag mit Zuschlag oder Freizeit ausgeglichen wird.
Vorausschauende Zeiterfassung
Die Software schlägt die wahrscheinlich gearbeiteten Stunden aus Dienstplan und Verlauf vor; die Person bestätigt oder ändert sie.
Webhook
Automatische HTTP-Nachricht, die ein System an eine hinterlegte Adresse schickt, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt.
Wofür dieses Glossar gedacht ist
Wer Arbeitszeiten erfasst, bewegt sich zwischen drei Welten: dem Arbeitsrecht, der Lohnabrechnung und der Software. Jede hat ihre eigenen Begriffe. Die Lohnbuchhaltung spricht von Industrieminuten, der Betriebsrat vom BAG-Urteil, die IT von Webhooks und Prüfpfaden. Im Alltag führt das zu Missverständnissen: Ist eine Pause Arbeitszeit? Was genau muss seit 2022 erfasst werden? Und was passiert mit einem Stundenzettel, nachdem der Kunde ihn freigegeben hat?
Jeder Eintrag in diesem Glossar beginnt mit einer Definition in ein bis zwei Sätzen. Danach folgt, was der Begriff in der Praxis bedeutet, ein Beispiel und, wo es passt, der Bezug zum Arbeitszeitgesetz. Gesetzliche Zahlen nennen wir nur, wenn sie im Gesetz stehen, und verlinken die Quelle. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichen; das Glossar ersetzt keine Rechtsberatung.
Vom Stundenzettel bis zur Lohnabrechnung
Viele Begriffe hängen zusammen. Ein Mitarbeiter füllt einen Stundenzettel aus, digital am Handy oder am Stempeluhr-Kiosk. Die Stunden werden gegen Pausenregelung und Ruhezeit geprüft und, bei Zeitarbeit, vom Kunden freigegeben. Danach gehen sie per Lohnexport an die Lohnabrechnung, und ein Periodenabschluss sorgt dafür, dass abgerechnete Stunden nicht mehr verändert werden. Der Prüfpfad hält fest, wer wann was geändert hat.
Für Personaldienstleister kommen weitere Begriffe hinzu: der Einsatz als Verbindung von Zeitarbeitnehmer, Kunde und Zeitraum, und für Einsätze in den Niederlanden die Tarifverträge von ABU und NBBU. Wer TimeTracking an andere Systeme anbinden möchte, findet Erklärungen zu Webhook und MCP. Die Links unter jedem Begriff führen zu verwandten Einträgen, zu unseren kostenlosen Rechnern und zu den passenden Funktionen.
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