Zeiterfassung für Fahrer und Kuriere
Der Arbeitstag eines Fahrers endet selten dort, wo er begonnen hat. Er startet vor Sonnenaufgang am Depot, enthält eine Stunde Wartezeit an der Rampe und endet bei einem Kunden, an einem Hub oder auf einem Rastplatz im Ausland. TimeTracking erfasst diesen Tag direkt aus dem Fahrerhaus, damit Disposition und Lohnbuchhaltung mit echten Stunden arbeiten statt mit einem nachträglich ausgefüllten Tourenzettel.
So arbeiten Transportunternehmen mit TimeTracking
Schicht am Depot starten
Fahrer starten den Timer in der App, wenn sie das Fahrzeug übernehmen, oder stempeln an einem Kiosk-Tablet im Depot mit ihrer persönlichen PIN ein.
Unterwegs Wartezeit und Spesen erfassen
Wartezeit an der Rampe, Be- und Entladen und sonstige Arbeit werden als eigene Zeilen erfasst. Parken, Verpflegung und Übernachtungskosten gehören zum selben Tag.
Dort beenden, wo die Schicht endet
Die Schicht wird in der App an der letzten Entladestelle, am Hub oder am Übernachtungsort beendet. Ohne Netz werden die Stunden später übertragen.
Freigeben und exportieren
Die Disposition gleicht die Woche mit dem Dienstplan ab und gibt sie frei. Stunden, Pauschalen und Spesen gehen in einem Export an die Lohnabrechnung.
Eine Schicht, die nicht am Depot endet
Die meisten Stempeluhren gehen davon aus, dass Mitarbeiter im selben Gebäude beginnen und aufhören. Fahrer tun das nicht. In TimeTracking läuft der Timer auf dem Handy des Fahrers, sodass die Schicht morgens am Depot beginnen und abends beim Kunden, an einem Crossdock oder auf einem Autohof enden kann. Der Timer läuft weiter, wenn die App geschlossen oder das Handy neu gestartet wird, und Einträge ohne Netz werden übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
Für Fahrer, die am Depot beginnen und enden, etwa im Regionalverkehr, steht im Depot ein Kiosk-Tablet. Dort stempeln sie mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus, ohne ihr privates Handy zu nutzen. Beide Wege landen im selben Zeitraum, bereit zur Freigabe.
- Timer, der App- und Handy-Neustarts übersteht
- Offline-Warteschlange für Strecken ohne Netz
- Kiosk mit PIN im Depot
- Schichten über Mitternacht bleiben eine Schicht
Wartezeit ist Arbeitszeit
Eine Stunde Warten auf ein Zeitfenster im Verteilzentrum gehört zum Arbeitstag, und viele Tarifverträge vergüten sie anders als die Fahrzeit. In TimeTracking erfassen Fahrer Wartezeit, Be- und Entladen und sonstige Arbeit als eigene Zeilen mit eigener Stundenart. Jede Stundenart bekommt im Export ihre eigene Lohnart, sodass Wartezeit so bezahlt wird, wie Ihre Vereinbarung es vorsieht.
Weil Wartezeiten pro Tag und Fahrer sichtbar sind, sieht die Disposition auch, wo sie sich häufen. Das macht es leichter, das Thema mit einem Kunden anzusprechen oder die Planung einer Tour anzupassen, die regelmäßig länger dauert.
Touren mit Übernachtung und Spesen
Internationale und lange Touren bedeuten oft eine Nacht unterwegs. Eine Schicht, die abends beginnt und nach Mitternacht endet, bleibt eine Schicht mit korrekten Summen. Übernachtungspauschalen, Verpflegung und Parkgebühren werden als Spesen oder feste Pauschalen neben den Stunden erfasst, gemeinsam freigegeben und im selben Lohnexport übergeben.
Die Regel-Engine berechnet Überstunden und Schichtzuschläge nach den Zeitbändern, die Sie hinterlegen, und warnt die Disposition, wenn ein Dienstplan zu wenig Ruhezeit zwischen zwei Schichten lässt.
- Spät- und Nachtschichten über Mitternacht
- Spesen und feste Pauschalen pro Tag
- Überstunden und Zuschlagsbänder in der Regel-Engine
- Ruhezeit-Warnungen bei der Planung
Arbeitsstunden, keine Tachographendaten
TimeTracking erfasst Arbeitszeit für Lohnabrechnung und Planung. Es liest keine Tachographendaten aus und ersetzt weder den Tachographen noch Ihre Software zur Auswertung von Lenk- und Ruhezeiten. Lenk- und Ruhezeiten nach EU-Recht bleiben, wo sie hingehören; TimeTracking sorgt dafür, dass die Stunden, die Sie bezahlen, vollständig, freigegeben und ohne Abtippen exportiert sind.
TimeTracking verfolgt den Standort der Fahrer auch nicht laufend und macht keine Screenshots. Die App erfasst die Stunden, die der Fahrer einträgt oder stempelt, sonst nichts. Das erleichtert das Gespräch mit Fahrern und Betriebsrat.
Kuriere, Teilzeitkräfte und Spitzentage
Paket- und Kurierdienste leben von Teilzeitkräften und zusätzlichen Fahrern an starken Tagen. Neue Fahrer laden Sie per SMS ein, sie melden sich mit einem Einmalcode an und nutzen die App in ihrer eigenen Sprache, aus 20 Sprachen. Mit offenen Schichten im Dienstplan übernehmen verfügbare Fahrer zusätzliche Touren, und die Disposition entscheidet, wer sie bekommt.
Wenn jemand nicht mehr für Sie fährt, wird er einfach deaktiviert. Stunden und Exporte bleiben in der Historie, und Sie zahlen nur für aktive Nutzer.
Lohnexporte: was live ist und was demnächst kommt
Freigegebene Zeiträume werden in einem Schritt exportiert: Ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV-, XLSX- und XML-Exporte und die REST-API sind heute live. Anbindungen an Loket, Nmbrs und AFAS folgen demnächst. Exportierte Zeiträume sind gesperrt, eine späte Korrektur wird zu einer Zeile im nächsten Zeitraum.
TimeTracking übernimmt keine Tourenplanung, kein Flottenmanagement und keine Rechnungsstellung. Es liefert freigegebene Stunden und übergibt sie an die Systeme, die Sie bereits nutzen.
Häufige Fragen
Kann eine Schicht am Depot beginnen und woanders enden?
Ja. Der Timer läuft auf dem Handy des Fahrers, die Schicht endet also dort, wo die letzte Entladestelle oder der Übernachtungsort ist. Für Fahrer, die im Depot einstempeln, gibt es einen Kiosk.
Liest TimeTracking Tachographendaten aus?
Nein. TimeTracking erfasst Arbeitszeit für Lohnabrechnung und Planung. Es liest den Tachographen nicht aus und ersetzt keine Software für Lenk- und Ruhezeiten.
Kann Wartezeit anders vergütet werden als Fahrzeit?
Ja. Wartezeit wird als eigene Stundenart erfasst und im Export einer eigenen Lohnart zugeordnet.
Was passiert auf Strecken ohne Netz?
Der Timer läuft offline weiter. Die Stunden werden auf dem Handy zwischengespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
Verfolgt die App, wo die Fahrer sind?
Nein. TimeTracking zeichnet keine Standortverläufe auf. Es erfasst die Stunden, die Fahrer stempeln oder eintragen.
Was kostet es?
Kostenlos bis 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat im Tarif Core, inklusive Dienstplänen, Spesen, Freigaben und Lohnexporten. Keine Add-ons und keine Mindestanzahl an Nutzern.
Verwandte Seiten
Personaldienstleister
Einsätze, Kundenfreigabe per Magic Link, KI-Parser, Konflikterkennung und Lohnexporte.
Bau
Ein Timer, der offline weiterläuft, Stunden pro Baustelle und ein Kiosk am Tor.
Logistik und Lager
Schichten nach Dienstplan, Bestätigung mit einem Tippen, Stempeln am Kiosk und korrekt erfasste Nachtschichten.
Preise ansehen
Kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Core ab 1 € pro Nutzer und Monat, alles inklusive.
TimeTracking kostenlos testen
Kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Core ab 1 € pro Nutzer und Monat, alles inklusive.