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TimeTracking

Rilevazione ore del personale per asili nido e doposcuola

Nei servizi per l'infanzia il piano turni segue i bambini: quanti sono iscritti, in quale sede e in quale fascia oraria. TimeTracking aiuta a pianificare le ore del personale in base a questo, a coprire in fretta i giorni di malattia e a inviare alle paghe ore corrette. Registra solo le ore del personale, mai nulla sui bambini.

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Demo animata: il piano turni del personale di una sede di asilo nido per una giornata, una collaboratrice si ammala la mattina presto, il suo turno viene proposto come turno aperto, una collega part-time lo accetta nell'app e la giornata è coperta. Piano della giornata, Telefonata di malattia, Turno aperto, Coperto.

Come le organizzazioni per l'infanzia usano TimeTracking

  1. Pianificare per sede

    Si pianificano i turni per sede e per giorno, in base al personale necessario per i bambini iscritti. Gli schemi ricorrenti coprono la settimana abituale di ogni part-time.

  2. Il personale registra le proprie ore

    Il personale timbra su un tablet nella sala del personale con un PIN personale, oppure conferma il proprio turno nell'app. Le pause sono registrate esplicitamente.

  3. Coprire i giorni di malattia

    Quando qualcuno si ammala, il turno diventa un turno aperto che i colleghi possono prendere nell'app. Il giorno di malattia viene registrato nello stesso posto.

  4. Approvare ed esportare

    I responsabili di sede approvano il periodo. Ore lavorate, ferie e malattie vanno alle paghe in un unico export.

Piani turni che seguono i bambini

Il personale necessario cambia nel corso della giornata: un ingresso affollato, un'ora tranquilla mentre i più piccoli dormono, un picco all'uscita da scuola. Le regole sui rapporti numerici dipendono dalla fascia d'età e dal Paese, e chi pianifica le conosce meglio di tutti. TimeTracking non calcola rapporti numerici né memorizza dati dei bambini. Offre a chi pianifica un piano turni chiaro per sede, così può mettere le persone giuste nelle ore giuste e vedere subito i buchi.

Modelli di turno e schemi ricorrenti coprono la settimana tipo, e copiare una settimana evita di ricostruire il piano quando cambia poco. Prima della pubblicazione, chi pianifica riceve un avviso quando il piano violerebbe le regole sui riposi configurate.

  • Piani turni per sede e per giorno
  • Modelli, schemi ricorrenti e copia della settimana
  • Avvisi sui riposi prima della pubblicazione
  • Pianificato contro lavorato per sede

Personale part-time e giornate spezzate

La maggior parte dei team dei servizi per l'infanzia lavora part-time, con giorni fissi, turni spezzati e qualche pomeriggio extra. Ogni collaboratore vede i propri turni nell'app e le ore extra vengono registrate il giorno in cui sono state fatte. Pianificato contro lavorato per persona e sede mostra dove si accumulano le ore extra prima della fine del mese.

Il doposcuola ha un proprio ritmo: brevi turni pomeridiani durante l'anno scolastico e giornate lunghe durante le vacanze. Le settimane di scuola e quelle di vacanza sono semplicemente settimane diverse nel piano turni, ciascuna con il proprio schema.

Sostituzioni per malattia senza catena telefonica

Una telefonata di malattia alle sette meno un quarto è una mattina familiare nei servizi per l'infanzia. Chi pianifica segna l'assenza, il turno diventa un turno aperto e i colleghi possono prenderlo nell'app. Chi pianifica vede chi ha accettato e il piano si aggiorna. Oggi i colleghi vedono i turni aperti nell'app; le notifiche push sono in arrivo.

Il giorno di malattia viene registrato nello stesso sistema, quindi finisce nel periodo e nell'export paghe senza un elenco separato.

  • Turni aperti che i colleghi possono prendere
  • Scambi di turno tra colleghi
  • Malattia nello stesso periodo delle ore lavorate

Ferie secondo il calendario scolastico

Le richieste di ferie raggiungono il picco intorno alle vacanze scolastiche, proprio quando il doposcuola ha bisogno di più ore. I responsabili vedono ogni richiesta accanto al piano turni di quei giorni, così sanno chi altro è assente prima di approvare. Le ferie approvate bloccano il piano e aggiornano subito i saldi.

Le festività vengono caricate per Paese e si definiscono i propri tipi di assenza, come ferie annuali, permessi speciali o aspettativa non retribuita.

Solo il personale, mai i bambini

TimeTracking è uno strumento di rilevazione ore per il personale. Non contiene dati su bambini o genitori, né elenchi di presenze o osservazioni. Questo lo tiene separato dal gestionale del servizio per l'infanzia e lo rende facile da spiegare a personale, genitori e rappresentanze sindacali.

L'app non traccia la posizione e non fa screenshot. I dati sono ospitati nell'UE, in Irlanda.

Paghe e costi per sede

I periodi approvati vengono esportati con ore lavorate, indennità per orari disagiati, ferie e malattie associate ai codici paghe. Già attivi: un export in formato SD Worx, export CSV e XLSX configurabili e l'API REST. I connettori per Loket, Nmbrs e AFAS sono in arrivo.

Il prezzo è per utente attivo: gratis fino a 5 utenti, poi €1 per utente al mese su Core, che comprende piani turni, ferie ed export paghe. Il personale di supporto che interviene solo ogni tanto può essere disattivato quando non serve.

Domande frequenti

TimeTracking registra bambini o presenze?

No. TimeTracking registra solo ore del personale, ferie e spese. Non contiene dati su bambini o genitori.

TimeTracking può calcolare i rapporti numerici personale-bambini?

No. I rapporti dipendono dalle iscrizioni e dalle norme locali, che risiedono nel gestionale del servizio. TimeTracking fornisce il piano turni del personale per sede, su cui pianificare.

Come organizziamo la sostituzione quando qualcuno è malato?

Si segna l'assenza e si propone il turno come turno aperto. I colleghi lo prendono nell'app, il piano si aggiorna e il giorno di malattia viene registrato nello stesso periodo.

Il personale può timbrare senza telefono proprio?

Sì. Un tablet chiosco nella sala del personale permette di timbrare entrata e uscita con un PIN personale a 6 cifre.

Ferie e malattia sono incluse?

Sì. Richieste di ferie, saldi, malattia e festività fanno parte di Core a €1 per utente al mese.

Quanto costa per un piccolo asilo nido?

Gratis fino a 5 utenti. Oltre, Core costa €1 per utente al mese, senza moduli aggiuntivi e senza minimo di licenze.

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Gratis fino a 5 utenti. Core da €1 per utente al mese, tutto incluso.

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