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TimeTracking

Rilevazione ore e fogli ore per agenzie per il lavoro

Lavoratori somministrati presso decine di clienti, ore che arrivano da app, fogli di calcolo, e-mail e carta. TimeTracking trasforma tutto in una settimana approvata per incarico, pronta per le paghe, senza che l'ufficio debba ricopiare un solo foglio ore.

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Demo animata: un lavoratore somministrato lavora per tre clienti in una settimana, e ogni cliente approva solo le proprie ore. Un lavoratore, tre clienti, Suddivisione per incarico, Ogni cliente approva, Una riga paghe.

Dal reparto alle paghe in quattro passaggi

  1. I lavoratori registrano per incarico

    I lavoratori somministrati usano l'app nella propria lingua, sul proprio telefono o su un chiosco presso il cliente. Ore, pause, chilometri, tempi di viaggio e spese vengono registrati per incarico.

  2. Le ore dei clienti vengono lette automaticamente

    I clienti che tengono una propria registrazione inviano file Excel, e-mail o la foto di un foglio ore cartaceo. L'IA li trasforma in ore strutturate.

  3. Prima i conflitti, poi l'approvazione del cliente

    Le differenze tra ore del lavoratore e ore del cliente vengono segnalate prima di inviare qualsiasi cosa. Il cliente approva la settimana riconciliata tramite un magic link sicuro, senza account.

  4. Export verso le paghe

    I periodi approvati vengono esportati nel formato richiesto dal provider paghe e poi bloccati. Le correzioni diventano una riga nel periodo successivo.

Gli incarichi come struttura portante

Nella somministrazione, un'ora non è mai solo un'ora. Appartiene a un lavoratore presso un cliente, in una mansione, a una tariffa, in un periodo, con le proprie indennità. TimeTracking la modella come incarico: lavoratore × cliente × mansione × tariffa × periodo, con componenti fisse come le indennità di trasferta.

I lavoratori possono avere più incarichi, anche nello stesso giorno. I periodi sono configurabili per cliente o incarico: settimanale, ogni quattro settimane, quindicinale o mensile. Le regole giuste accompagnano ogni registrazione, dall'app fino all'export paghe.

  • Più incarichi per lavoratore, anche nello stesso giorno
  • Tariffe, mansioni e indennità fisse per incarico
  • Periodi per cliente: settimanale, ogni quattro settimane, quindicinale, mensile
  • Turni notturni a cavallo della mezzanotte gestiti correttamente

Approvazione del cliente via magic link

I clienti sono impegnati e non vogliono un altro login. Con TimeTracking il referente riceve un'e-mail con un link sicuro, monouso e a scadenza. Vede giorni e totali di ogni lavoratore, approva la settimana o rifiuta righe con un commento. Il suo nome e l'orario dell'approvazione vengono conservati nell'audit trail.

Per i grandi clienti con molti approvatori, le approvazioni possono essere suddivise per reparto o sede, così ogni responsabile vede solo il proprio personale.

Lettura con IA e rilevamento dei conflitti

Molti clienti tengono una propria rilevazione delle ore e la inviano ogni settimana. La lettura dei fogli ore con IA legge Excel, CSV, testo delle e-mail e foto o scansioni di fogli ore cartacei, abbina i nomi a lavoratori e incarichi e mette ogni incertezza in una schermata delle eccezioni.

Il rilevamento dei conflitti confronta poi quelle ore del cliente con quanto registrato dai lavoratori nell'app. Invece di scoprire una differenza di quattro ore dopo le paghe, l'ufficio la vede il mercoledì e la risolve con una telefonata. Ogni risoluzione viene registrata con chi ha deciso e perché.

Export paghe: cosa è attivo e cosa è in arrivo

I periodi approvati e riconciliati vengono esportati in un unico passaggio. Già attivi: un export in formato SD Worx, export CSV e XLSX configurabili e l'API REST. I connettori per Loket, Nmbrs e AFAS sono in arrivo; nel frattempo gli export di file configurabili coprono la maggior parte delle importazioni paghe.

I periodi esportati sono bloccati. Se in seguito cambia qualcosa, diventa una riga di rettifica nel periodo successivo, così paghe, fattura al cliente e TimeTracking coincidono sempre.

Pensato per lavoratori da ogni parte del mondo

I lavoratori somministrati arrivano spesso da Polonia, Romania, Ucraina e molti altri Paesi. Le app TimeTracking sono disponibili in 20 lingue, e ogni lavoratore sceglie la propria, indipendentemente dalla lingua usata in ufficio. L'accesso avviene tramite magic link via e-mail o codice monouso via SMS, per i lavoratori senza indirizzo e-mail aziendale.

Nei luoghi in cui i telefoni non sono ammessi, un tablet chiosco all'ingresso permette di timbrare con un PIN personale a 6 cifre, nella propria lingua.

Concentrato sulle ore, aperto agli strumenti esistenti

TimeTracking non cerca di sostituire back office, CRM o fatturazione. Fa un solo lavoro, le ore approvate, e alimenta gli strumenti già in uso tramite export e un'API aperta. L'implementazione resta contenuta e si può partire con un solo cliente prima di estendere l'uso.

Domande frequenti

I clienti hanno bisogno di un account per approvare le ore?

No. I clienti approvano tramite un magic link sicuro a scadenza. Il loro nome e l'orario dell'approvazione vengono registrati.

TimeTracking può leggere i fogli ore dei clienti da Excel o carta?

Sì. La lettura dei fogli ore con IA legge Excel, CSV, testo delle e-mail e foto o scansioni di fogli ore cartacei. I valori incerti finiscono in una schermata delle eccezioni dove una persona li conferma.

Quali sistemi paghe sono supportati?

Sono attivi un export in formato SD Worx, export CSV/XLSX configurabili e l'API. I connettori Loket, Nmbrs e AFAS sono in arrivo.

Quale piano serve a un'agenzia per il lavoro?

Core (€1 per utente al mese) comprende l'app per i lavoratori, le approvazioni del cliente e gli export paghe. Pro (€3) aggiunge il modulo per agenzie per il lavoro con confronto dei conflitti, la lettura delle e-mail con IA e la rilevazione ore predittiva.

In quali lingue è disponibile l'app per i lavoratori?

In 20 lingue, tra cui olandese, tedesco, inglese, polacco, rumeno e ucraino. Ogni lavoratore sceglie la propria lingua.

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