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TimeTracking

Rilevazione ore per studi commercialisti e consulenti fiscali

Bilanci, dichiarazioni IVA, elaborazione paghe e il cliente che telefona ogni settimana con una domanda al volo. Che si fatturi a ore o a forfait, serve sapere dove sono andate le ore. TimeTracking registra il tempo per cliente e incarico con pochissimo sforzo, mostra quali lavori rendono davvero e consegna le ore al sistema da cui si fattura.

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Demo animata: una consulente fiscale cronometra una breve telefonata con un cliente, la giornata si riempie di registrazioni per cliente e incarico, un socio approva e le ore vengono esportate verso il gestionale di studio. Una breve telefonata conta, Per cliente e incarico, Il socio verifica, Export verso il gestionale di studio.

Come gli studi commercialisti usano TimeTracking

  1. Configurare clienti e incarichi

    Ogni cliente ha gli incarichi su cui si lavora davvero, come bilancio 2026, IVA terzo trimestre o paghe mensili. Nomi chiari mantengono le ore in un punto da cui è possibile confrontarle poi con il compenso.

  2. Registrare mentre si lavora

    Si avvia il timer quando si apre una pratica, oppure si aggiunge la registrazione a posteriori con una breve nota. Il lavoro ricorrente, come la contabilità mensile, viene proposto dalle registrazioni della settimana scorsa, quindi confermare richiede un tocco.

  3. Verificare prima della chiusura del mese

    Un responsabile o un socio verifica le ore inviate per cliente e per persona, le approva o rimanda indietro singole righe con un commento.

  4. Esportare verso il gestionale di studio

    Le ore approvate escono come CSV, XLSX o JSON configurabili, oppure tramite API. La fatturazione resta nel software già in uso.

Ogni ora sul cliente e sull'incarico giusti

In uno studio le ore che spariscono raramente sono quelle grandi. Sono la telefonata di dieci minuti su un avviso di accertamento, l'e-mail per un estratto conto mancante, la domanda del nuovo contabile di un cliente. In TimeTracking ogni registrazione è espressa in minuti su un cliente e un incarico, quindi anche i lavori brevi vale la pena registrarli anziché dimenticarli.

Una nota su ogni registrazione spiega cosa è stato fatto. Aiuta chi verifica, e aiuta un anno dopo, quando il cliente chiede perché il bilancio dell'anno scorso ha richiesto più tempo del previsto.

  • Ore per cliente e per incarico
  • Registrazioni in minuti, anche per telefonate ed e-mail brevi
  • Una nota su ogni registrazione
  • Timer sul web e nell'app mobile, oppure inserimento manuale a posteriori

Compensi a forfait: vedere quali incarichi rendono davvero

Molti studi concordano un compenso a forfait per il bilancio o un pacchetto mensile per contabilità e paghe. Il compenso è fisso, le ore no. I report di TimeTracking mostrano le ore approvate per cliente e incarico per qualsiasi periodo. Esportandole e affiancandole al compenso nel gestionale di studio o in un foglio di calcolo, si vede a colpo d'occhio quali clienti costano più tempo di quanto fruttino.

È la base per un confronto migliore al momento del rinnovo: un nuovo preventivo basato sulle ore che il lavoro ha richiesto davvero, non su una stima di tre anni fa. Per gli incarichi a ore, le stesse ore approvate sono ciò che si fattura.

Periodi di punta senza perdere il quadro

Dalle prime dichiarazioni in primavera alla chiusura di fine anno, il carico di lavoro di uno studio arriva a ondate. In quelle settimane nessuno vuole un compito amministrativo in più, ed è proprio allora che i fogli ore saltano. I promemoria via e-mail intercettano i giorni con ore mancanti e un sollecito parte prima della scadenza dell'invio, così l'ufficio non deve rincorrere le persone.

Le ore per persona e per settimana mostrano chi regge il picco e dove si accumulano gli straordinari. Richieste e saldi delle ferie vivono nello stesso sistema, quindi pianificare le settimane tranquille dopo la scadenza è altrettanto facile.

  • Promemoria via e-mail per le ore mancanti
  • Solleciti prima della chiusura del periodo
  • Ore per persona e per settimana nei periodi di punta
  • Ferie e saldi nella stessa app

Verifica prima che le ore escano dallo studio

Le ore attraversano passaggi chiari: bozza, inviato, approvato, esportato e bloccato. Il responsabile o il socio che verifica vede le ore per cliente e dipendente, approva il periodo o rifiuta una singola riga con un commento, e il dipendente la corregge lo stesso giorno.

Una volta esportato, il periodo è bloccato. Una correzione successiva diventa una riga separata nel successivo periodo aperto, così le ore nel gestionale di studio e in TimeTracking raccontano sempre la stessa storia. Chi ha approvato cosa e quando resta nell'audit trail.

Il gestionale di studio resta responsabile della fatturazione

TimeTracking non emette fatture e non sostituisce il gestionale di studio o il software di contabilità. Fa un solo lavoro, ore approvate affidabili, e le consegna nel formato richiesto: export CSV, XLSX e JSON configurabili con una propria mappatura delle colonne, oppure l'API REST con webhook all'approvazione di un periodo.

Per gli studi che amano automatizzare, il server MCP permette a un assistente come Claude di rispondere a domande come le ore per cliente in questo trimestre, con gli stessi permessi della persona che lo collega.

Attenzione ai dati dei clienti

I dati dei clienti sono archiviati nell'UE, in Irlanda. TimeTracking registra tempo di lavoro e note, non i documenti finanziari dei clienti. Non ci sono screenshot né monitoraggio dell'attività, il che rende lo strumento facile da introdurre in un team di professionisti.

I prezzi sono semplici: gratis fino a 5 utenti, poi €1 per utente al mese su Core, senza minimo di licenze e senza moduli aggiuntivi. Pro a €3 aggiunge la rilevazione ore predittiva.

Domande frequenti

TimeTracking può emettere fatture per i nostri clienti?

No. TimeTracking registra e approva le ore e le esporta verso il software da cui si fattura, come CSV, XLSX, JSON o tramite API.

Si collega al nostro gestionale di studio?

Non ci sono connettori dedicati per i gestionali di studio. Gli export di file configurabili e l'API REST coprono la maggior parte delle importazioni e i webhook possono avviare un export non appena un periodo viene approvato.

Come vediamo se un incarico a forfait è redditizio?

Si registrano le ore per incarico, poi si usa il report o l'export delle ore approvate per quell'incarico e lo si confronta con il compenso concordato nel gestionale di studio o in un foglio di calcolo.

Vale la pena registrare una telefonata di cinque minuti?

Sì. Le registrazioni sono salvate in minuti, con una nota, quindi telefonate ed e-mail brevi si sommano per cliente anziché sparire.

Esiste un timer per desktop o browser?

L'app web ha oggi un timer, e lo ha anche l'app mobile. Un'app desktop nella barra di sistema e un'estensione per il browser sono nella roadmap.

Quanto costa per uno studio commercialista?

Gratis fino a 5 utenti, poi €1 per utente al mese su Core, con approvazioni, report ed export. Pro a €3 aggiunge la rilevazione ore predittiva.

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