Sicurezza e privacy
I dati sulle ore dicono molto delle persone: dove lavorano, quando e per chi. Questa pagina spiega come TimeTracking li protegge, cosa non raccogliamo e dove trovare i dettagli. I nostri documenti legali sono in fase di finalizzazione; questa pagina riassume gli impegni che contengono.
Dati aziendali
- Name
- TimeTracking
- KvK
- 84956526
- Address
- 31, 6165 BH Geleen, Netherlands
- Richieste relative alla privacy
- privacy@timetracking.tech
- Segnalazioni di sicurezza (divulgazione responsabile)
- security@timetracking.tech
GDPR e ruoli
TimeTracking è usato da organizzazioni: datori di lavoro, agenzie per il lavoro e i loro clienti. Per ore, incarichi e approvazioni che un'organizzazione conserva in TimeTracking, l'organizzazione è titolare del trattamento e TimeTracking è responsabile del trattamento. Trattiamo questi dati solo su istruzioni documentate, e le impostazioni scelte nell'app, come l'attivazione della posizione e la durata di conservazione, valgono come tali istruzioni.
Il nostro accordo sul trattamento dei dati (DPA) fa parte dei termini ed è accettato insieme a essi al momento della registrazione. Copre riservatezza, misure di sicurezza, notifica delle violazioni, sub-responsabili, assistenza nelle richieste degli interessati, audit e cancellazione alla fine del contratto. Per i dati di account, fatturazione e sito web, TimeTracking è titolare del trattamento, come descritto nell'informativa sulla privacy.
Hosting nell'UE e sub-responsabili
I dati dei clienti sono conservati nell'UE. Il database principale funziona su Supabase su AWS in Irlanda (eu-west-1). L'app web è ospitata su Vercel, con funzioni in una regione UE ove possibile; i contenuti statici sono distribuiti tramite una CDN globale.
Pubblichiamo ogni sub-responsabile con finalità, sede, meccanismo di trasferimento e stato: attivo, oppure previsto e attivato solo dopo preavviso. Avvisiamo i clienti almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, e i clienti possono opporsi entro tale periodo. Non usiamo reti pubblicitarie, data broker né strumenti di screenshot o registrazione delle digitazioni.
Crittografia
Tutte le connessioni, tra browser, app mobile, API e database, usano TLS 1.2 o superiore, con HSTS su timetracking.tech. A riposo, database, archiviazione file e backup usano la crittografia del disco AES-256 con chiavi gestite dal provider.
I magic link per le approvazioni sono token casuali a 256 bit. Conserviamo solo un hash di ogni token, i link scadono dopo 14 giorni, possono essere revocati e sono monouso per l'approvazione.
Isolamento dei tenant e controllo degli accessi
I dati di ogni cliente risiedono nello stesso database ma sono rigorosamente separati. Ogni tabella dei tenant è protetta dalla row-level security (RLS) di PostgreSQL, così è il database stesso a rifiutarsi di restituire righe che appartengono a un'altra organizzazione. Le policy sono verificate per ruolo in test automatici.
All'interno di un'organizzazione, i ruoli limitano ciò che le persone vedono. I dipendenti possono leggere solo i propri incarichi e le proprie ore, e un referente del cliente vede solo gli incarichi compresi nell'ambito del suo link. L'autenticazione a due fattori protegge i ruoli di amministratore. L'accesso del nostro personale ai dati di produzione è limitato a persone nominate, solo per assistenza su richiesta del cliente o per la gestione di incidenti, e ogni accesso viene registrato.
Registro delle modifiche e approvazioni firmate
Ogni modifica a fogli ore, incarichi, periodi, approvazioni, export e conflitti viene registrata in un registro delle modifiche di sola aggiunta: chi ha cambiato cosa, quando, da quale fonte, con il valore precedente e quello nuovo. Il registro non può essere modificato né cancellato. I periodi bloccati non possono essere modificati, solo rettificati con una nuova riga di riferimento, e gli export riportano un hash del contenuto per poter essere riprodotti.
Quando un cliente approva le ore, apre un magic link sicuro e firma con un codice monouso ricevuto via e-mail. L'approvazione registra nome, ruolo, decisione, orario, indirizzo IP e browser del firmatario. Si tratta di una firma elettronica semplice ai sensi del regolamento eIDAS, che fornisce a entrambe le parti una traccia chiara di chi ha approvato quali ore.
Nessuno screenshot, nessuna digitazione registrata
TimeTracking non acquisisce screenshot, non registra le digitazioni e non monitora quali app e siti web vengono usati. Riteniamo che questo tipo di monitoraggio danneggi la fiducia e sia raramente proporzionato ai sensi del GDPR.
Oggi TimeTracking non raccoglie la posizione. I promemoria geofence sono previsti: quando arriveranno, la posizione sarà facoltativa e attivata dal datore di lavoro, e l'app rileverà una posizione solo alla timbratura di entrata e di uscita e all'ingresso o all'uscita da un geofence intorno a un luogo di lavoro, mai come traccia continua. Le coordinate grezze saranno conservate per impostazione predefinita per 30 giorni (configurabili da 0 a 90), dopodiché resterà solo l'informazione dentro o fuori dal geofence. Le notifiche push previste non conterranno ore né nomi.
Trattamento tramite IA
TimeTracking usa l'IA (Anthropic Claude) per funzionalità come la lettura dei fogli ore inviati via e-mail dai clienti, la segnalazione di anomalie come ore impossibili o duplicati e la categorizzazione delle registrazioni. Il risultato dell'IA è sempre un suggerimento. Le estrazioni con bassa affidabilità passano a una revisione umana, e l'IA non può approvare, inviare o cancellare nulla. Approvazioni, export e decisioni sulle paghe sono prese da persone.
Le e-mail in arrivo sono trattate come dati: il modello può solo compilare uno schema di estrazione fisso e non può avviare azioni. I dati dei clienti non vengono usati per addestrare modelli di IA. L'esecuzione del modello tramite AWS Bedrock nell'UE (Francoforte) è prevista; finché non sarà attiva, l'elenco dei sub-responsabili ne mostra lo stato attuale. Le funzionalità di IA possono essere disattivate per la propria organizzazione.
Backup, incidenti e cancellazione
Per il database è attivo il ripristino point-in-time. Sviluppo, staging e produzione sono separati, e i dati di produzione non vengono usati per lo sviluppo. In caso di violazione dei dati personali, avvisiamo i clienti interessati senza ingiustificato ritardo, con l'obiettivo di farlo entro 48 ore dalla scoperta, così che possano rispettare il proprio obbligo di 72 ore.
I dati possono essere esportati in qualsiasi momento in CSV o XLSX, o tramite API. Dopo la fine del contratto ci sono 30 giorni per l'export, dopodiché cancelliamo i dati del cliente dalla produzione e, alla scadenza della finestra di backup, dai backup.
Divulgazione responsabile
Chi ritiene di aver trovato una vulnerabilità di sicurezza è pregato di segnalarla al nostro indirizzo dedicato alla sicurezza. Vanno inclusi una descrizione del problema, l'URL o il componente interessato, i passaggi per riprodurlo, l'impatto previsto e un recapito. Screenshot o una breve prova di concetto sono utili.
Chiediamo una divulgazione coordinata: un tempo ragionevole per indagare e correggere il problema prima di renderlo pubblico. Si prega di non accedere, modificare o cancellare dati altrui, di non degradare il servizio per gli altri e di interrompere i test una volta dimostrato il problema.
Domande frequenti
Dove sono conservati i dati?
Nell'UE. Il database principale funziona su Supabase su AWS in Irlanda. L'elenco completo dei sub-responsabili, con sede e stato, è nella pagina dedicata.
TimeTracking è certificato ISO 27001 o SOC 2?
No, TimeTracking in sé non possiede queste certificazioni. I nostri fornitori di infrastruttura pubblicano i propri rapporti di certificazione, e le misure di sicurezza che applichiamo sono descritte nell'Allegato 2 del nostro accordo sul trattamento dei dati.
Offrite un accordo sul trattamento dei dati?
Sì. Il DPA fa parte dei nostri termini ed è accettato insieme a essi al momento della registrazione. I nostri documenti legali sono in fase di finalizzazione; la bozza attuale è disponibile sul sito.
TimeTracking traccia di continuo la posizione dei dipendenti?
No. Oggi TimeTracking non raccoglie la posizione. I promemoria geofence previsti saranno facoltativi, impostati dal datore di lavoro, e rileveranno una posizione solo alle timbrature e all'ingresso o all'uscita da un geofence di un luogo di lavoro. Nessun tracciamento continuo, nessuno screenshot e nessuna registrazione delle digitazioni.
I nostri dati vengono usati per addestrare modelli di IA?
No. I dati dei clienti non vengono usati per addestrare modelli di IA, e le funzionalità di IA possono essere disattivate per la propria organizzazione.
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