Безпека та приватність
Дані обліку робочого часу багато розповідають про людей: де, коли й для кого вони працюють. На цій сторінці пояснено, як TimeTracking їх захищає, чого ми не збираємо і де знайти подробиці. Наші юридичні документи перебувають на етапі доопрацювання; ця сторінка підсумовує зобов’язання, які вони містять.
Реквізити компанії
- Name
- TimeTracking
- KvK
- 84956526
- Address
- 31, 6165 BH Geleen, Netherlands
- Запити щодо конфіденційності
- privacy@timetracking.tech
- Повідомлення про вразливості (відповідальне розкриття)
- security@timetracking.tech
GDPR і ролі
TimeTracking використовують організації: роботодавці, кадрові агентства та їхні клієнти. Щодо годин, призначень і затверджень, які ваша організація зберігає в TimeTracking, ваша організація є контролером, а TimeTracking — обробником. Ми обробляємо ці дані лише відповідно до ваших задокументованих інструкцій, і налаштування, які ви обираєте в застосунку (наприклад, чи ввімкнено місцезнаходження і як довго воно зберігається), вважаються такими інструкціями.
Наш договір про обробку даних (DPA) є частиною умов і приймається разом з ними під час реєстрації. Він охоплює конфіденційність, заходи безпеки, повідомлення про порушення, субпроцесорів, допомогу із запитами суб’єктів даних, аудити та видалення даних після завершення договору. Щодо даних облікового запису, оплати та вебсайту контролером є TimeTracking, як описано в політиці конфіденційності.
Хостинг в ЄС і субпроцесори
Дані клієнтів зберігаються в ЄС. Основна база даних працює на Supabase в AWS в Ірландії (eu-west-1). Вебзастосунок розміщено на Vercel, функції — за можливості в регіоні ЄС; статичний контент доставляється через глобальну CDN.
Ми публікуємо кожного субпроцесора з його призначенням, розташуванням, механізмом передачі даних і статусом: діючий або запланований і активований лише після повідомлення. Ми повідомляємо клієнтів щонайменше за 30 днів до додавання чи заміни субпроцесора, і клієнти можуть заперечити протягом цього строку. Ми не використовуємо рекламних мереж, брокерів даних і жодних інструментів для знімків екрана чи запису натискань клавіш.
Шифрування
Усі з’єднання — між браузером, мобільним застосунком, API та базою даних — використовують TLS 1.2 або новіший, з HSTS на timetracking.tech. У стані спокою база даних, файлове сховище та резервні копії захищені дисковим шифруванням AES-256 із ключами, якими керує провайдер.
Magic links для затвердження — це випадкові 256-бітні токени. Ми зберігаємо лише хеш кожного токена; посилання діють 14 днів, їх можна відкликати, і для затвердження вони одноразові.
Ізоляція клієнтів і контроль доступу
Дані всіх клієнтів зберігаються в одній базі даних, але суворо розділені. Кожна клієнтська таблиця захищена безпекою на рівні рядків PostgreSQL (RLS), тож сама база даних відмовляється повертати рядки, що належать іншій організації. Політики перевіряються для кожної ролі автоматизованими тестами.
Усередині організації ролі обмежують, що бачать люди. Працівники можуть переглядати лише власні призначення та години, а контактна особа клієнта бачить лише призначення в межах свого посилання. Двофакторна автентифікація захищає ролі адміністраторів. Доступ наших співробітників до робочих даних обмежений визначеними особами, надається лише для підтримки на ваш запит або для реагування на інциденти, і кожен доступ журналюється.
Журнал аудиту та підписані затвердження
Кожна зміна табелів, призначень, періодів, затверджень, експортів і конфліктів записується в журнал аудиту, до якого можна лише додавати записи: хто що змінив, коли, з якого джерела, зі старим і новим значенням. Журнал аудиту не можна редагувати чи видаляти. Заблоковані періоди не можна змінити — лише виправити новим коригувальним рядком, а експорти містять хеш вмісту, тож їх можна відтворити.
Коли клієнт затверджує години, він відкриває захищений magic link і підписує одноразовим кодом, надісланим на його електронну пошту. Затвердження фіксує ім’я підписанта, роль, рішення, час, IP-адресу та браузер. Це простий електронний підпис відповідно до Регламенту eIDAS, і він дає обом сторонам чітке підтвердження того, хто погодив які години.
Жодних знімків екрана, жодного запису клавіш
TimeTracking не робить знімків екрана, не записує натискання клавіш і не відстежує, якими застосунками та вебсайтами користуються люди. Ми вважаємо, що такий моніторинг підриває довіру й рідко буває пропорційним відповідно до GDPR.
Наразі TimeTracking не збирає дані про місцезнаходження. Нагадування за геозонами заплановані: коли вони з’являться, місцезнаходження буде необов’язковим і вмикатиметься роботодавцем, а застосунок фіксуватиме позицію лише на початку й наприкінці роботи та під час входу в геозону навколо робочого об’єкта чи виходу з неї — ніколи як безперервний трек. Необроблені координати за замовчуванням зберігатимуться 30 днів (налаштовується від 0 до 90), після чого зберігатиметься лише факт перебування в геозоні чи поза нею. Заплановані push-сповіщення не міститимуть годин чи імен.
Обробка за допомогою ШІ
TimeTracking використовує ШІ (Anthropic Claude) для таких функцій, як розпізнавання табелів, які клієнти надсилають електронною поштою, позначення аномалій на кшталт неможливих годин чи дублікатів і категоризація записів. Результат роботи ШІ — завжди лише пропозиція. Розпізнавання з низькою впевненістю передаються на перевірку людині, а ШІ не може нічого затвердити, надіслати чи видалити. Рішення щодо затверджень, експортів і нарахування зарплати ухвалюють люди.
Вхідна пошта обробляється як дані: модель може лише заповнити фіксовану схему вилучення і не може запускати дії. Дані клієнтів не використовуються для навчання моделей ШІ. Заплановано запуск моделі через AWS Bedrock в ЄС (Франкфурт); доки це не запрацює, поточний статус показано в переліку субпроцесорів. Ви можете вимкнути функції ШІ для своєї організації.
Резервні копії, інциденти та видалення
Для бази даних увімкнено відновлення на певний момент часу. Середовища розробки, тестування та робоче середовище розділені, і робочі дані не використовуються для розробки. У разі порушення безпеки персональних даних ми повідомляємо постраждалих клієнтів без невиправданої затримки, з цільовим строком 48 годин після виявлення, щоб вони могли виконати власний 72-годинний обов’язок.
Ви можете будь-коли експортувати свої дані у CSV чи XLSX або через API. Після завершення договору у вас є 30 днів на експорт, після чого ми видаляємо дані клієнта з робочого середовища, а після закінчення строку зберігання резервних копій — і з них.
Відповідальне розкриття
Якщо ви вважаєте, що знайшли вразливість безпеки, повідомте про неї на нашу адресу з питань безпеки. Додайте опис проблеми, URL-адресу або компонент, якого вона стосується, кроки для відтворення, очікуваний вплив і спосіб зв’язатися з вами. Знімки екрана або короткий proof of concept будуть корисними.
Ми просимо про скоординоване розкриття: дайте нам розумний час, щоб дослідити й усунути проблему, перш ніж оприлюднювати її. Будь ласка, не переглядайте, не змінюйте та не видаляйте дані, які вам не належать, не погіршуйте роботу сервісу для інших і припиніть тестування, щойно продемонструєте проблему.
Поширені запитання
Де зберігаються мої дані?
В ЄС. Основна база даних працює на Supabase в AWS в Ірландії. Повний перелік субпроцесорів із розташуванням і статусом наведено на нашій сторінці субпроцесорів.
Чи має TimeTracking сертифікацію ISO 27001 або SOC 2?
Ні, сам TimeTracking таких сертифікатів не має. Наші інфраструктурні провайдери публікують власні звіти про сертифікацію, а заходи безпеки, які ми застосовуємо, описано в Додатку 2 до нашого договору про обробку даних.
Чи пропонуєте ви договір про обробку даних?
Так. DPA є частиною наших умов і приймається разом з ними під час реєстрації. Наші юридичні документи перебувають на етапі доопрацювання; поточна чернетка доступна на сайті.
Чи відстежує TimeTracking місцезнаходження працівників постійно?
Ні. Наразі TimeTracking не збирає дані про місцезнаходження. Заплановані нагадування за геозонами будуть необов’язковими, їх вмикатиме роботодавець, і вони фіксуватимуть позицію лише під час відміток початку й завершення роботи та під час входу в геозону робочого об’єкта чи виходу з неї. Жодного безперервного відстеження, знімків екрана чи запису натискань клавіш.
Чи використовуються наші дані для навчання моделей ШІ?
Ні. Дані клієнтів не використовуються для навчання моделей ШІ, а функції ШІ можна вимкнути для вашої організації.
Спробуйте TimeTracking безкоштовно
Безкоштовно до 5 користувачів. Core від €1 за користувача на місяць, усе включено.