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TimeTracking

Kilomètres, temps de trajet et frais

Pour les équipes en déplacement, les kilomètres et les justificatifs font partie de la journée de travail. TimeTracking enregistre les kilomètres, le temps de trajet et les frais de chaque salarié à côté de ses heures : tout est validé et exporté ensemble.

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Démo animée : les kilomètres d’un trajet sont calculés à partir de deux adresses, un ticket de stationnement est lu par l’IA et les deux s’ajoutent à la journée, à côté des heures. Ajouter le trajet, Distance calculée, Ticket lu, Ajouté au mercredi.

Comment fonctionnent les kilomètres et les frais

  1. Saisie avec la journée

    Les salariés ajoutent kilomètres, temps de trajet, frais de stationnement ou de transports en commun à la journée travaillée. Les distances peuvent être calculées à partir d’un itinéraire.

  2. Photographier le justificatif

    La photo du justificatif est jointe à la dépense. L’IA lit le montant et la date : le salarié n’a plus qu’à vérifier.

  3. Valider et exporter

    Les frais sont validés avec les heures et inclus dans l’export paie, au bon taux par mission ou par salarié.

Des taux qui suivent la mission

Les taux kilométriques et les indemnités dépendent souvent du client, du contrat ou de la mission. TimeTracking enregistre le taux là où il s’applique : les mêmes 30 kilomètres sont remboursés correctement pour chaque mission.

Les indemnités forfaitaires, comme une indemnité de déplacement journalière, peuvent être ajoutées automatiquement pour chaque jour travaillé.

  • Kilomètres avec distance calculée selon l’itinéraire
  • Temps de trajet comme type d’heures distinct
  • Stationnement, transports en commun et autres frais
  • Justificatifs photographiés lus par IA
  • Taux par mission ou par salarié

Pas d’application de notes de frais à part

Quand les frais vivent dans un autre outil, ils sont validés selon un autre calendrier, finissent dans un autre export et s’oublient facilement. Les garder à côté des heures, c’est une seule validation, un seul export et un seul endroit où chercher quand quelqu’un pose une question.

Inclus dans Core

Certains outils réservent les frais ou les fonctions GPS à leur offre la plus élevée. Dans TimeTracking, les kilomètres, le temps de trajet et les frais font partie de Core à 1 € par utilisateur et par mois.

Exemple : une journée, deux sites

Un technicien part de chez lui vers un site client, y travaille le matin, puis se rend sur un second site pour l’après-midi. Dans l’application, il ajoute deux trajets à la journée. La distance de chaque trajet est calculée à partir des adresses de départ et d’arrivée, le temps de trajet entre les sites est enregistré comme un type d’heures distinct, et un ticket de stationnement est photographié puis joint.

Une fois la journée validée, les kilomètres sont remboursés au taux défini sur chaque mission, le temps de trajet suit votre accord sur les déplacements rémunérés et le stationnement est remboursé comme frais. Le tout arrive dans le même export paie que les heures.

Clair pour les salariés

Les salariés voient le statut de chaque dépense : envoyée, validée ou refusée. Une dépense refusée revient avec le commentaire du valideur : le salarié sait quoi corriger au lieu de deviner.

Questions fréquentes

Le suivi des kilomètres est-il inclus dans le prix ?

Oui. Les kilomètres, le temps de trajet et les frais sont inclus dans Core, à 1 € par utilisateur et par mois, ainsi que dans Pro.

L’application suit-elle mon itinéraire par GPS ?

Non. Les distances sont calculées à partir des adresses de départ et d’arrivée d’un trajet. TimeTracking n’enregistre aucun tracé GPS continu.

Peut-on photographier les justificatifs ?

Oui. Joignez une photo à la dépense : l’IA lit le montant et la date, que le salarié confirme.

Les frais sont-ils inclus dans l’export paie ?

Oui. Les kilomètres et frais validés font partie de la période et peuvent être associés à des codes de paie dans l’export.

Les taux peuvent-ils varier selon le client ou la mission ?

Oui. Les taux kilométriques et les indemnités forfaitaires peuvent être définis par mission ou par salarié.

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