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TimeTracking

Validation des feuilles d’heures par le client, sans identifiant

Faire valider des heures par un client ne devrait pas exiger un compte de plus, un mot de passe de plus et une formation. TimeTracking envoie aux valideurs un lien magique sécurisé. Ils l’ouvrent, contrôlent la semaine et valident.

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Démo animée : un client valide une semaine d’heures via un lien magique. Le lien arrive, Le client vérifie, Il signe, Le bureau est prévenu.

Comment fonctionne la validation client

  1. Les heures sont envoyées

    Les salariés envoient leur période. Les contrôles internes passent en premier : le client ne voit que des heures déjà vérifiées par votre équipe.

  2. Un lien magique est envoyé

    L’interlocuteur côté client reçoit un e-mail contenant un lien à usage unique et à durée limitée. Aucun compte n’est créé et aucun mot de passe n’est nécessaire.

  3. Contrôler et valider

    Le client voit les jours, totaux et commentaires de chaque intérimaire, valide la semaine ou refuse des lignes avec un commentaire. Son nom et l’heure de validation sont enregistrés.

Conçu pour les agences d’intérim et les entreprises de services

Quand vos collaborateurs travaillent sur le site de quelqu’un d’autre, c’est le client qui sait si les heures sont justes. Ce rôle était autrefois tenu par des feuilles d’heures papier et des PDF signés. Un lien magique fait le même travail en une fraction du temps et laisse une trace claire.

Le statut de validation suit toute la période : brouillon, envoyé, validé, exporté et verrouillé. Une fois la période verrouillée, toute modification devient une ligne de correction dans la période suivante au lieu d’une modification silencieuse.

  • Liens à usage unique qui expirent
  • Nom du valideur et horodatage dans la piste d’audit
  • Refus de lignes individuelles avec commentaire
  • Statut du brouillon au verrouillage, partagé par le web, le mobile et l’API

Les conflits apparaissent avant la signature du client

Il arrive que le client ait déjà sa propre version des heures, issue d’un export Excel ou d’un e-mail. TimeTracking la compare avec ce que les intérimaires ont saisi et met en évidence les écarts, pour que votre bureau puisse les régler avant l’envoi de la demande de validation.

Vous évitez ainsi le pire des litiges : celui que l’on découvre après le passage de la paie.

La validation interne aussi

Toutes les équipes ne facturent pas un client. Responsables et planificateurs peuvent valider en interne avec le même circuit, à la place ou en amont d’une validation client. Les périodes se configurent par client ou par mission : hebdomadaire, toutes les quatre semaines, bimensuelle ou mensuelle.

Ce que voit le client

La page de validation est conçue pour un responsable pressé, sur son téléphone. Elle liste chaque intérimaire avec ses jours, heures de début et de fin, pauses et totaux, ainsi que les éventuels commentaires. Le client peut tout valider d’un coup ou refuser une seule ligne en indiquant ce qui ne va pas.

Le lien peut être envoyé par e-mail ou par SMS, et un rappel part quand une période est toujours en attente à l’approche de son échéance. Les grands clients comptant de nombreux valideurs peuvent aussi disposer d’un portail facultatif, pour que chaque responsable de service ne voie que ses propres équipes.

  • Lisible sur téléphone, aucune application à installer
  • Tout valider ou refuser des lignes individuelles
  • Envoi par e-mail ou SMS, avec rappels

Questions fréquentes

Le client a-t-il besoin d’un compte TimeTracking ?

Non. Les clients valident via un lien magique sécurisé et à durée limitée, envoyé par e-mail. Rien à installer, aucun mot de passe à retenir.

Qu’est-ce qui est enregistré lors de la validation par un client ?

Le nom du valideur, l’heure de validation et les heures exactes qu’il a validées. En cas de refus, le commentaire du client est conservé.

Quelle offre inclut la validation client ?

La validation et les liens magiques pour les clients sont inclus dans Core, à 1 € par utilisateur et par mois, ainsi que dans Pro.

Les heures peuvent-elles changer après validation ?

Les heures validées peuvent être rouvertes avant l’export. Une fois la période exportée et verrouillée, les modifications sont ajoutées sous forme de correction dans la période suivante, pour que la piste d’audit reste intacte.

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