Siirry sisältöön
TimeTracking

Henkilöstön työajanseuranta päiväkodeille ja iltapäivätoimintaan

Varhaiskasvatuksessa työvuorolista seuraa lapsia: kuinka monta on varattu, missä toimipaikassa ja mihin kellonaikaan. TimeTracking auttaa suunnittelemaan henkilöstön tunnit sen ympärille, paikkaamaan sairauspoissaolot nopeasti ja viemään oikeat tunnit palkanlaskentaan. Se kirjaa vain henkilöstön tunnit, ei koskaan mitään lapsista.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat
Animoitu demo: päiväkodin toimipaikan henkilöstön työvuorolista yhdelle päivälle, työntekijä ilmoittaa sairastuneensa aikaisin aamulla, hänen vuoronsa tarjotaan avoimena vuorona, osa-aikainen kollega ottaa sen sovelluksessa ja päivä on paikattu. Päivän työvuorolista, Sairauspoissaolo, Avoin vuoro, Paikattu.

Näin varhaiskasvatusorganisaatiot käyttävät TimeTrackingia

  1. Suunnittele toimipaikoittain

    Suunnittele vuorot toimipaikoittain ja päivittäin varattujen lasten edellyttämän henkilöstön mukaan. Toistuvat kuviot kattavat jokaisen osa-aikaisen tavallisen viikon.

  2. Henkilöstö kirjaa tuntinsa

    Henkilökunta leimaa sisään henkilöstötilan tabletilla henkilökohtaisella PIN-koodilla tai vahvistaa vuoronsa sovelluksessa. Tauot kirjataan erikseen.

  3. Paikkaa sairauspoissaolot

    Kun joku sairastuu, vuorosta tulee avoin vuoro, jonka kollegat voivat ottaa sovelluksessa. Sairauspäivä kirjataan samaan paikkaan.

  4. Hyväksy ja vie

    Toimipaikan johtajat hyväksyvät jakson. Tehdyt tunnit, lomat ja sairauspäivät menevät palkanlaskentaan yhdellä viennillä.

Työvuorolistat, jotka seuraavat lapsia

Tarvitsemasi henkilöstön määrä muuttuu päivän aikana: kiireinen aamuhetki, hiljainen tunti nuorimpien nukkuessa, huippu koulun päättyessä. Mitoitussäännöt riippuvat ikäryhmästä ja maasta, ja suunnittelijasi tuntevat ne parhaiten. TimeTracking ei laske mitoituksia eikä tallenna lasten tietoja. Se antaa suunnittelijoille selkeän työvuorolistan toimipaikoittain, jotta he voivat sijoittaa oikeat ihmiset oikeisiin tunteihin ja nähdä aukot heti.

Vuoropohjat ja toistuvat kuviot kattavat tavallisen viikon, ja viikon kopiointi säästää työvuorolistan uudelleenrakentamiselta, kun vähän muuttuu. Ennen työvuorolistan julkaisua suunnittelijat saavat varoituksen, jos se rikkoisi määrittämiäsi lepoaikasääntöjä.

  • Työvuorolistat toimipaikoittain ja päivittäin
  • Pohjat, toistuvat kuviot ja viikon kopiointi
  • Lepoaikavaroitukset ennen julkaisua
  • Suunniteltu vs. tehty toimipaikoittain

Osa-aikainen henkilöstö ja katkonaiset päivät

Useimmat varhaiskasvatuksen tiimit työskentelevät osa-aikaisesti, kiinteinä päivinä, katkonaisilla vuoroilla ja satunnaisella ylimääräisellä iltapäivällä. Jokainen työntekijä näkee omat vuoronsa sovelluksessa, ja lisätunnit kirjataan päivänä, jona ne tapahtuivat. Suunniteltu vs. tehty henkilöittäin ja toimipaikoittain näyttää, missä lisätunnit kertyvät ennen kuukauden loppua.

Iltapäivätoiminnalla on oma rytminsä: lyhyet iltapäivävuorot lukukauden aikana ja pitkät päivät koululomilla. Lukukausiviikot ja lomaviikot ovat työvuorolistassa yksinkertaisesti eri viikkoja, kullakin oma kuvionsa.

Sijaiset ilman soittoketjua

Sairauspoissaolosoitto vartin vaille seitsemältä on tuttu varhaiskasvatuksen aamu. Suunnittelija merkitsee poissaolon, vuorosta tulee avoin vuoro ja kollegat voivat ottaa sen sovelluksessa. Suunnittelija näkee, kuka hyväksyi, ja työvuorolista päivittyy. Kollegat näkevät avoimet vuorot sovelluksessa jo nyt; push-ilmoitukset ovat tulossa pian.

Sairauspäivä kirjataan samaan järjestelmään, joten se päätyy jaksoon ja palkka-aineiston vientiin ilman erillistä listaa.

  • Avoimet vuorot, jotka kollegat voivat ottaa
  • Vuoronvaihdot kollegoiden välillä
  • Sairauspoissaolot samassa jaksossa kuin tehdyt tunnit

Lomat koulukalenterin mukaan

Lomapyynnöt huipentuvat koululomien aikaan, juuri kun iltapäivätoiminta tarvitsee lisää tunteja. Esihenkilöt näkevät jokaisen pyynnön kyseisten päivien työvuorolistan vieressä, joten he tietävät, kuka muu on poissa, ennen kuin hyväksyvät. Hyväksytty loma estää työvuorolistan vuoron ja päivittää saldot heti.

Arkipyhät ladataan maittain, ja määrität omat lomatyyppisi, kuten vuosiloma, erityisloma tai palkaton loma.

Vain henkilöstö, ei koskaan lapset

TimeTracking on työajanseurantatyökalu henkilöstöllesi. Siinä ei ole tietoja lapsista tai vanhemmista, ei läsnäololistoja eikä havaintoja. Se pitää sen erillään varhaiskasvatuksen hallintajärjestelmästäsi ja helppona selittää henkilöstölle, vanhemmille ja henkilöstön edustajille.

Sovellus ei seuraa sijaintia eikä ota kuvakaappauksia. Tiedot sijaitsevat EU:ssa, Irlannissa.

Palkanlaskenta ja kustannukset toimipaikoittain

Hyväksytyt jaksot viedään tehtyine tunteineen, epämukavien työaikojen lisineen, lomineen ja sairauspäivineen palkkakoodeihisi yhdistettyinä. Käytössä jo nyt: SD Worx -muotoinen vienti, muokattavat CSV- ja XLSX-viennit sekä REST API. Liittymät Loketiin, Nmbrsiin ja AFASiin ovat tulossa pian.

Hinnoittelu on aktiivista käyttäjää kohden: ilmainen enintään 5 käyttäjälle, sen jälkeen €1 käyttäjältä kuukaudessa Core-paketissa, joka sisältää työvuorolistat, lomat ja palkka-aineiston viennit. Sijaispoolin henkilöt, jotka tulevat töihin vain silloin tällöin, voi poistaa käytöstä, kun heitä ei tarvita.

Usein kysytyt kysymykset

Kirjaako TimeTracking lapsia tai läsnäoloa?

Ei. TimeTracking kirjaa vain henkilöstön tunnit, lomat ja kulut. Siinä ei ole tietoja lapsista tai vanhemmista.

Voiko TimeTracking laskea henkilöstömitoituksen?

Ei. Mitoitus riippuu varauksistanne ja paikallisista säännöistä, jotka ovat varhaiskasvatuksen hallintajärjestelmässänne. TimeTracking antaa teille henkilöstön työvuorolistan toimipaikoittain, jota vasten suunnitella.

Miten järjestämme sijaisen, kun joku sairastuu?

Merkitse poissaolo ja tarjoa vuoro avoimena vuorona. Kollegat ottavat sen sovelluksessa, työvuorolista päivittyy ja sairauspäivä kirjataan samaan jaksoon.

Voiko henkilökunta leimata sisään ilman omaa puhelinta?

Kyllä. Henkilöstötilan kioskitabletilla henkilökunta leimaa sisään ja ulos henkilökohtaisella 6-numeroisella PIN-koodilla.

Sisältyvätkö lomat ja sairauspoissaolot?

Kyllä. Lomapyynnöt, saldot, sairauspoissaolot ja arkipyhät kuuluvat Core-pakettiin hintaan €1 käyttäjältä kuukaudessa.

Mitä se maksaa pienelle päiväkodille?

Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Sen jälkeen Core maksaa €1 käyttäjältä kuukaudessa, ilman lisäosia ja ilman vähimmäiskäyttäjämäärää.

Aiheeseen liittyvät sivut

Kokeile TimeTrackingia ilmaiseksi

Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat