Siirry sisältöön
TimeTracking

Työajanseuranta ja tuntilistat henkilöstöpalveluyrityksille

Vuokratyöntekijöitä kymmenillä asiakkailla, ja tunteja tulee sovelluksista, taulukoista, sähköposteista ja paperilta. TimeTracking tekee kaikesta yhden hyväksytyn viikon toimeksiantoa kohden, valmiina palkanlaskentaan, ilman että toimistosi näppäilee yhtäkään tuntilistaa uudelleen.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat
Animoitu demo: yksi vuokratyöntekijä työskentelee kolmelle asiakkaalle yhden viikon aikana, ja kukin asiakas hyväksyy vain omat tuntinsa. Yksi työntekijä, kolme asiakasta, Jako toimeksiannoittain, Kukin asiakas hyväksyy, Yksi palkkarivi.

Työmaalta palkanlaskentaan neljässä vaiheessa

  1. Työntekijät kirjaavat toimeksiannoittain

    Vuokratyöntekijät käyttävät sovellusta omalla kielellään, omalla puhelimellaan tai asiakkaan kioskilla. Tunnit, tauot, kilometrit, matka-aika ja kulut kirjataan toimeksiannoittain.

  2. Asiakkaan tunnit luetaan automaattisesti

    Asiakkaat, jotka pitävät omaa kirjanpitoaan, lähettävät Excel-tiedostoja, sähköposteja tai kuvan paperisesta tuntilistasta. Tekoälylukija muuttaa ne jäsennellyiksi tunneiksi.

  3. Ensin ristiriidat, sitten asiakashyväksyntä

    Työntekijän ja asiakkaan tuntien erot merkitään ennen kuin mitään lähetetään. Asiakas hyväksyy täsmäytetyn viikon turvallisella kirjautumislinkillä ilman tiliä.

  4. Vienti palkanlaskentaan

    Hyväksytyt jaksot viedään palkanlaskentasi odottamassa muodossa ja lukitaan. Korjauksista tulee rivi seuraavaan jaksoon.

Toimeksiannot selkärankana

Henkilöstöpalveluissa tunti ei ole koskaan pelkkä tunti. Se kuuluu työntekijälle asiakkaalla, tehtävässä, tietyllä hinnalla, tietyssä jaksossa, omine lisineen. TimeTracking mallintaa sen toimeksiantona: työntekijä × asiakas × tehtävä × hinta × jakso, kiinteine osineen, kuten matkakorvauksineen.

Työntekijällä voi olla useita toimeksiantoja, jopa samana päivänä. Jaksot ovat määritettävissä asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti: viikoittain, neljän viikon välein, puolikuukausittain tai kuukausittain. Oikeat säännöt kulkevat jokaisen kirjauksen mukana sovelluksesta palkka-aineiston vientiin.

  • Useita toimeksiantoja työntekijää kohden, jopa päivässä
  • Hinnat, tehtävät ja kiinteät lisät toimeksiannoittain
  • Jaksot asiakkaittain: viikko, neljä viikkoa, puoli kuukautta, kuukausi
  • Keskiyön yli jatkuvat yövuorot käsitellään oikein

Asiakashyväksyntä kirjautumislinkillä

Asiakkaasi ovat kiireisiä eivätkä halua uusia tunnuksia. TimeTrackingissa yhteyshenkilö saa sähköpostin, jossa on turvallinen, kertakäyttöinen ja vanheneva linkki. Hän näkee jokaisen työntekijän päivät ja summat, hyväksyy viikon tai hylkää rivejä kommentin kera. Hänen nimensä ja hyväksynnän ajankohta tallennetaan muutoshistoriaan.

Suurilla asiakkailla, joilla on monta hyväksyjää, hyväksynnät voidaan jakaa osastoittain tai toimipaikoittain, jolloin kukin esihenkilö näkee vain omat ihmisensä.

Tekoälylukija ja ristiriitojen tunnistus

Monet asiakkaat pitävät omaa työajanseurantaansa ja lähettävät sen sinulle joka viikko. Tekoälyn tuntilistalukija lukee Excelin, CSV:n, sähköpostitekstin sekä valokuvat tai skannaukset paperisista tuntilistoista, yhdistää nimet työntekijöihin ja toimeksiantoihin ja siirtää kaiken epävarman poikkeusnäkymään.

Ristiriitojen tunnistus vertaa sitten asiakkaan tunteja työntekijöiden sovelluksessa kirjaamiin tunteihin. Sen sijaan, että neljän tunnin ero paljastuisi palkanlaskennan jälkeen, toimistosi näkee sen keskiviikkona ja ratkaisee sen yhdellä puhelulla. Jokainen ratkaisu kirjataan lokiin: kuka päätti ja miksi.

Palkka-aineiston viennit: mikä on käytössä ja mikä tulossa

Hyväksytyt ja täsmäytetyt jaksot viedään yhdellä kertaa. Käytössä jo nyt: SD Worx -muotoinen vienti, muokattavat CSV- ja XLSX-viennit sekä REST API. Liittymät Loketiin, Nmbrsiin ja AFASiin ovat tulossa pian; siihen asti muokattavat tiedostoviennit kattavat useimmat palkanlaskennan tuonnit.

Viedyt jaksot lukitaan. Jos jokin muuttuu myöhemmin, siitä tulee korjausrivi seuraavaan jaksoon, joten palkanlaskenta, asiakaslasku ja TimeTracking ovat aina yhtäpitäviä.

Tehty vuokratyöntekijöille kaikkialta

Vuokratyöntekijät tulevat usein Puolasta, Romaniasta, Ukrainasta ja monesta muusta maasta. TimeTracking-sovellukset ovat saatavilla 20 kielellä, ja jokainen työntekijä valitsee omansa toimiston käyttämästä kielestä riippumatta. Kirjautuminen toimii sähköpostin kirjautumislinkillä tai tekstiviestillä tulevalla kertakäyttökoodilla niille, joilla ei ole yrityksen sähköpostiosoitetta.

Työmailla, joilla puhelimia ei sallita, sisäänkäynnin tablettikioski antaa työntekijöiden leimata sisään henkilökohtaisella 6-numeroisella PIN-koodilla omalla kielellään.

Keskittyy tunteihin, avoin järjestelmillesi

TimeTracking ei yritä korvata taustajärjestelmääsi, CRM:ääsi tai laskutustasi. Se tekee yhden työn, hyväksytyt tunnit, ja syöttää ne jo käyttämiisi työkaluihin vientien ja avoimen API:n kautta. Se pitää käyttöönoton pienenä ja antaa aloittaa yhdellä asiakkaalla ennen laajempaa käyttöönottoa.

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitsevatko asiakkaat tilin tuntien hyväksymiseen?

Eivät. Asiakkaat hyväksyvät turvallisella, vanhenevalla kirjautumislinkillä. Heidän nimensä ja hyväksynnän ajankohta kirjataan.

Voiko TimeTracking lukea asiakkaan tuntilistat Excelistä tai paperilta?

Kyllä. Tekoälyn tuntilistalukija lukee Excelin, CSV:n, sähköpostitekstin sekä valokuvat tai skannaukset paperisista tuntilistoista. Epävarmat arvot menevät poikkeusnäkymään ihmisen vahvistettaviksi.

Mitä palkanlaskentajärjestelmiä tuetaan?

SD Worx -muotoinen vienti, muokattavat CSV/XLSX-viennit ja API ovat käytössä. Loket-, Nmbrs- ja AFAS-liittymät ovat tulossa pian.

Minkä paketin henkilöstöpalveluyritykset tarvitsevat?

Core (€1 käyttäjältä kuukaudessa) kattaa työntekijän sovelluksen, asiakashyväksynnät ja palkka-aineiston viennit. Pro (€3) tuo henkilöstöpalvelumoduulin ristiriitojen täsmäytyksineen, tekoälyn sähköpostilukijan ja ennakoivan työajanseurannan.

Millä kielillä työntekijän sovellus on saatavilla?

20 kielellä, muun muassa hollanniksi, saksaksi, englanniksi, puolaksi, romaniaksi ja ukrainaksi. Jokainen työntekijä valitsee oman kielensä.

Aiheeseen liittyvät sivut

Kokeile TimeTrackingia ilmaiseksi

Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat