Sikkerhed og privatliv
Data om tidsregistrering siger meget om mennesker: hvor de arbejder, hvornår og for hvem. Denne side forklarer, hvordan TimeTracking beskytter dem, hvad vi ikke indsamler, og hvor du finder detaljerne. Vores juridiske dokumenter er ved at blive færdiggjort; denne side opsummerer, hvad de forpligter os til.
Virksomhedsoplysninger
- Name
- TimeTracking
- KvK
- 84956526
- Address
- 31, 6165 BH Geleen, Netherlands
- Henvendelser om privatliv
- privacy@timetracking.tech
- Sikkerhedsrapporter (responsible disclosure)
- security@timetracking.tech
GDPR og roller
TimeTracking bruges af organisationer: arbejdsgivere, vikarbureauer og deres kunder. For de timer, opgaver og godkendelser, din organisation gemmer i TimeTracking, er din organisation dataansvarlig, og TimeTracking er databehandler. Vi behandler kun disse data efter dine dokumenterede instrukser, og de indstillinger, du vælger i appen, som om lokation er slået til, og hvor længe den gemmes, tæller som de instrukser.
Vores databehandleraftale (DPA) er en del af vilkårene og accepteres sammen med dem ved oprettelsen. Den dækker fortrolighed, sikkerhedsforanstaltninger, underretning om brud, underdatabehandlere, bistand ved anmodninger fra registrerede, revisioner og sletning ved kontraktens ophør. For konto-, fakturerings- og websitedata er TimeTracking dataansvarlig, som beskrevet i privatlivspolitikken.
Hosting i EU og underdatabehandlere
Kundedata gemmes i EU. Den primære database kører på Supabase på AWS i Irland (eu-west-1). Webappen hostes på Vercel med funktioner i en EU-region, hvor det er muligt; statisk indhold leveres via et globalt CDN.
Vi offentliggør hver underdatabehandler med formål, placering, overførselsgrundlag og status: live eller planlagt og først aktiveret efter varsel. Vi underretter kunder mindst 30 dage, før vi tilføjer eller udskifter en underdatabehandler, og kunder kan gøre indsigelse inden for den periode. Vi bruger ingen reklamenetværk, ingen datamæglere og ingen værktøjer til skærmbilleder eller tastetryk.
Kryptering
Alle forbindelser, mellem browser, mobilapp, API og database, bruger TLS 1.2 eller højere, med HSTS på timetracking.tech. I hvile bruger databasen, fillageret og backups AES-256-diskkryptering med nøgler administreret af udbyderen.
Magic links til godkendelser er tilfældige tokens på 256 bit. Vi gemmer kun en hash af hvert token, links udløber efter 14 dage, kan tilbagekaldes og kan kun bruges én gang til godkendelse.
Adskillelse af kunder og adgangskontrol
Alle kunders data ligger i den samme database, men er strengt adskilt. Hver kundetabel er beskyttet af PostgreSQL row-level security (RLS), så databasen selv nægter at returnere rækker, der tilhører en anden organisation. Politikkerne testes pr. rolle i automatiserede tests.
Inden for en organisation begrænser roller, hvad folk ser. Medarbejdere kan kun læse deres egne opgaver og timer, og en kontaktperson hos en kunde ser kun de opgaver, der ligger inden for rammerne af deres link. Tofaktorgodkendelse beskytter administratorroller. Vores egne medarbejderes adgang til produktionsdata er begrænset til navngivne personer, kun til support efter din anmodning eller til håndtering af hændelser, og hver adgang logges.
Revisionslog og signerede godkendelser
Hver ændring af timesedler, opgaver, perioder, godkendelser, eksporter og konflikter registreres i en revisionslog, der kun kan tilføjes til: hvem der ændrede hvad, hvornår, fra hvilken kilde, med den gamle og den nye værdi. Revisionsloggen kan ikke redigeres eller slettes. Låste perioder kan ikke ændres, kun rettes med en ny referencelinje, og eksporter har en indholdshash, så de kan genskabes.
Når en kunde godkender timer, åbner vedkommende et sikkert magic link og signerer med en engangskode sendt til sin e-mail. Godkendelsen registrerer underskriverens navn, rolle, beslutning, tidspunkt, IP-adresse og browser. Det er en simpel elektronisk signatur efter eIDAS-forordningen, og den giver begge parter en tydelig registrering af, hvem der godkendte hvilke timer.
Ingen skærmbilleder, ingen tastetryk
TimeTracking tager ikke skærmbilleder, registrerer ikke tastetryk og overvåger ikke, hvilke apps og websites folk bruger. Vi mener, at den slags overvågning skader tilliden og sjældent er proportional efter GDPR.
TimeTracking indsamler ikke lokation i dag. Geofence-påmindelser er planlagt: Når de kommer, bliver lokation valgfri og slås til af arbejdsgiveren, og appen registrerer kun en position ved indstempling, udstempling og ved ind- eller udgang af en geofence omkring et arbejdssted, aldrig som et konstant spor. Rå koordinater gemmes som standard i 30 dage (kan indstilles fra 0 til 90), hvorefter kun inden for eller uden for geofencen gemmes. Planlagte push-notifikationer vil ikke indeholde timer eller navne.
AI-behandling
TimeTracking bruger AI (Anthropic Claude) til funktioner som at læse timesedler, som kunder sender på e-mail, markere afvigelser som umulige timer eller dubletter og kategorisere registreringer. AI-output er altid et forslag. Udtræk med lav sikkerhed går til menneskelig gennemgang, og AI'en kan ikke godkende, sende eller slette noget. Godkendelser, eksporter og lønbeslutninger træffes af mennesker.
Indgående e-mail behandles som data: Modellen kan kun udfylde et fast udtræksskema og kan ikke udløse handlinger. Kundedata bruges ikke til at træne AI-modeller. Det er planlagt at køre modellen via AWS Bedrock i EU (Frankfurt); indtil det er live, viser listen over underdatabehandlere den aktuelle status. Du kan slå AI-funktioner fra for din organisation.
Backups, hændelser og sletning
Point-in-time recovery er slået til for databasen. Udvikling, staging og produktion er adskilt, og produktionsdata bruges ikke til udvikling. Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, underretter vi berørte kunder uden unødig forsinkelse, med et mål på 48 timer efter opdagelsen, så de kan opfylde deres egen pligt inden for 72 timer.
Du kan eksportere dine data når som helst som CSV eller XLSX eller via API'et. Efter kontraktens ophør har du 30 dage til at eksportere, hvorefter vi sletter kundedata fra produktion og, når backupvinduet udløber, fra backups.
Responsible disclosure
Hvis du mener at have fundet en sikkerhedssårbarhed, så rapportér den til vores sikkerhedsadresse. Medtag en beskrivelse af problemet, den berørte URL eller komponent, trin til at genskabe det, den forventede betydning og hvordan vi kan nå dig. Skærmbilleder eller et kort proof of concept hjælper.
Vi beder om koordineret offentliggørelse: Giv os rimelig tid til at undersøge og rette problemet, før du deler det offentligt. Undlad at tilgå, ændre eller slette data, der ikke er dine, undlad at forringe tjenesten for andre, og stop med at teste, når du har påvist problemet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor gemmes mine data?
I EU. Den primære database kører på Supabase på AWS i Irland. Den fulde liste over underdatabehandlere med placering og status findes på vores side om underdatabehandlere.
Er TimeTracking ISO 27001- eller SOC 2-certificeret?
Nej, TimeTracking har ikke selv disse certificeringer. Vores infrastrukturudbydere offentliggør deres egne certificeringsrapporter, og de sikkerhedsforanstaltninger, vi anvender, er beskrevet i bilag 2 til vores databehandleraftale.
Tilbyder I en databehandleraftale?
Ja. Databehandleraftalen er en del af vores vilkår og accepteres sammen med dem ved oprettelsen. Vores juridiske dokumenter er ved at blive færdiggjort; det aktuelle udkast findes på websitet.
Sporer TimeTracking medarbejdernes lokation hele tiden?
Nej. TimeTracking indsamler ikke lokation i dag. Planlagte geofence-påmindelser bliver valgfrie, indstilles af arbejdsgiveren og registrerer kun en position ved stemplinger og ved ind- eller udgang af en geofence omkring et arbejdssted. Der er ingen konstant sporing, ingen skærmbilleder og ingen logning af tastetryk.
Bruges vores data til at træne AI-modeller?
Nej. Kundedata bruges ikke til at træne AI-modeller, og AI-funktioner kan slås fra for din organisation.
Prøv TimeTracking gratis
Gratis op til 5 brugere. Core fra €1 pr. bruger pr. måned, alt inkluderet.