Aprobación de hojas de horas por el cliente sin inicio de sesión
Conseguir que un cliente valide las horas no debería requerir otra cuenta, otra contraseña y una sesión de formación. TimeTracking envía a quienes aprueban un enlace mágico seguro. Lo abren, revisan la semana y aprueban.
Cómo funciona la aprobación por el cliente
Se envían las horas
Los empleados envían su periodo. Primero se hacen las comprobaciones internas, de modo que el cliente solo ve horas que su equipo ya ha revisado.
Sale un enlace mágico
El contacto del cliente recibe un email con un enlace de un solo uso que caduca. No se crea ninguna cuenta ni hace falta contraseña.
Revisar y aprobar
El cliente ve los días, los totales y las notas de cada trabajador, aprueba la semana o rechaza líneas con un comentario. Se guardan su nombre y la hora de la aprobación.
Pensado para ETT y empresas de servicios
Cuando su personal trabaja en las instalaciones de otra empresa, es el cliente quien sabe si las horas son correctas. Antes, ese papel lo cumplían las hojas de horas en papel y los PDF firmados. Un enlace mágico hace lo mismo en una fracción del tiempo y deja un registro claro.
El estado de aprobación recorre todo el periodo: borrador, enviado, aprobado, exportado y bloqueado. Una vez bloqueado un periodo, los cambios se convierten en una línea de corrección en el periodo siguiente en lugar de una edición silenciosa.
- Enlaces de un solo uso que caducan
- Nombre de quien aprueba y hora en el registro de auditoría
- Rechazo de líneas concretas con un comentario
- Estados de borrador a bloqueado, compartidos por web, móvil y API
Los conflictos aparecen antes de que el cliente firme
A veces el cliente ya tiene su propia versión de las horas, en una exportación de Excel o en un email. TimeTracking la compara con lo que registraron los trabajadores y resalta las diferencias, para que su oficina pueda resolverlas antes de enviar la solicitud de aprobación.
Así se evita la peor disputa: la que se descubre después de procesar la nómina.
También aprobaciones internas
No todos los equipos facturan a un cliente. Los responsables y quienes planifican pueden aprobar internamente con el mismo flujo, en lugar de la aprobación del cliente o antes de ella. Los periodos se configuran por cliente o asignación: semanal, cada cuatro semanas, quincenal o mensual.
Qué ve el cliente
La página de aprobación está pensada para un responsable ocupado que la abre en el teléfono. Muestra a cada trabajador con sus días, horas de entrada y salida, pausas y totales, además de las notas que haya añadido el trabajador. El cliente puede aprobarlo todo a la vez o rechazar una sola línea e indicar qué está mal.
El enlace se puede enviar por email o por SMS, y se envía un recordatorio cuando un periodo sigue pendiente cerca de su plazo. Los clientes grandes con muchas personas que aprueban también pueden tener un portal opcional, para que cada responsable de departamento solo vea a su propio personal.
- Legible en un teléfono, sin app que instalar
- Aprobar todo o rechazar líneas concretas
- Envío por email o SMS con recordatorios
Preguntas frecuentes
¿Necesita el cliente una cuenta de TimeTracking?
No. Los clientes aprueban mediante un enlace mágico seguro que caduca, enviado por email. No hay nada que instalar ni contraseña que recordar.
¿Qué se registra cuando un cliente aprueba?
El nombre de quien aprueba, la hora de la aprobación y las horas exactas que aprobó. Los rechazos conservan el comentario del cliente.
¿Qué plan incluye la aprobación por el cliente?
Las aprobaciones y los enlaces mágicos para clientes están incluidos en Core, a €1 por usuario al mes, y en Pro.
¿Pueden cambiar las horas después de la aprobación?
Las horas aprobadas se pueden reabrir antes de exportarlas. Una vez exportado y bloqueado un periodo, los cambios se añaden como una corrección en el periodo siguiente, para que el registro de auditoría quede intacto.
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