¿Qué es una hoja de horas?
Una hoja de horas es un registro de las horas que una persona trabajó en un periodo determinado, normalmente un día, una semana o un mes. Recoge las horas de entrada y salida, las pausas y a menudo el proyecto, cliente o tarea, y es la base de la nómina y la facturación.
Qué contiene una hoja de horas
Una hoja de horas útil responde a cuatro preguntas para cada día de trabajo: cuándo empezó el trabajo, cuándo terminó, cuánto duraron las pausas y en qué se empleó el tiempo. Con esos valores se obtienen las horas trabajadas: salida menos entrada menos pausa. Un turno de 07:30 a 16:00 con una pausa de 30 minutos son 8 horas.
Muchas empresas añaden campos que necesita la nómina o el cliente: un centro de coste, un código de turno o de plus, tiempo de desplazamiento, kilómetros o una firma. Las ETT suelen necesitar que el cliente confirme las horas antes de poder pagar al trabajador y facturar al cliente.
- Fecha y día
- Hora de entrada y de salida
- Pausa en minutos
- Horas trabajadas
- Proyecto, cliente o tarea
- Aprobación o firma
Papel, hoja de cálculo o app
Las hojas de horas en papel y las hojas de cálculo son gratuitas y conocidas, y para unas pocas personas funcionan. Los problemas crecen con el equipo: los formularios llegan tarde, la letra a mano hay que volver a teclearla, los totales contienen errores y nadie ve quién aprobó qué. Una app registra las horas cuando ocurren, las comprueba con las normas sobre pausas y descanso, las envía a aprobación y las exporta a nóminas sin volver a teclearlas.
TimeTracking es gratis hasta 5 usuarios. Los trabajadores registran las horas en el teléfono, en la app web o en un quiosco compartido con PIN, y la hoja de horas pasa de borrador a enviada, aprobada, exportada y bloqueada.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una hoja de horas y una tarjeta de fichaje?
Una tarjeta de fichaje registra tradicionalmente las horas de entrada y salida de un reloj de fichaje. Una hoja de horas es más amplia: también puede indicar en qué se empleó el tiempo y suele aprobarse antes de la nómina. En el uso cotidiano, ambos términos se solapan.
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Hoja de horas semanal
Siete días en una hoja con entrada, salida, pausa y horas, firmada por el empleado y el responsable.
Aprobación del cliente
El cliente confirma las horas que un trabajador pasó en sus instalaciones, antes de que se paguen y se facturen.
Exportación de nómina
Un archivo de horas aprobadas, pluses y gastos por empleado, con la estructura que puede importar el sistema de nóminas.
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