Wat is een urenbriefje?
Een urenbriefje (ook urenstaat of urenformulier) is een overzicht van de gewerkte uren van één persoon over een dag, week of maand, met begin- en eindtijden, pauzes en het totaal. Het is de basis voor verloning en, bij uitzendwerk en detachering, voor de factuur aan de opdrachtgever.
Wat staat er op een urenbriefje?
Een goed urenbriefje beantwoordt vier vragen: wie heeft gewerkt, wanneer, hoe lang en waarvoor. In de praktijk betekent dat per dag een datum, een begintijd, een eindtijd en de pauze in minuten. Daaruit volgt het aantal gewerkte uren. Vaak komt er een project, klant of kostenplaats bij, en een kolom voor opmerkingen zoals verlof, ziek of een afwijkende dienst.
Voorbeeld: begin 07:30, eind 16:15, pauze 45 minuten. Dat is 8 uur en 45 minuten aanwezig, min 45 minuten pauze, dus 8 uur gewerkt. Wie die uren aan de loonadministratie doorgeeft, schrijft ze vaak decimaal: 8,00.
- Naam medewerker en werkgever
- Week- of periodenummer
- Per dag: datum, begin, eind, pauze
- Gewerkte uren per dag en totaal
- Project, klant of kostenplaats
- Handtekening of akkoord van leidinggevende of opdrachtgever
Papier, Excel of app?
Een papieren of Excel-urenbriefje is gratis en iedereen snapt het. Het nadeel zie je aan het eind van de maand: briefjes die te laat binnenkomen, handschrift dat niemand kan lezen, foto's in de groepsapp en uren die iemand overtypt in het salarispakket. Elke stap is een kans op fouten.
Een app legt de uren direct vast, rekent de pauze en het totaal zelf uit en laat de leidinggevende of opdrachtgever digitaal akkoord geven. In TimeTracking vullen medewerkers hun uren in op de telefoon of via een kiosk met pincode. Ingediende uren gaan langs goedkeuring en daarna als export naar de salarisadministratie. Wil je toch op papier beginnen, download dan een van onze gratis templates.
Moet je uren registreren?
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers een deugdelijke registratie bij te houden van arbeids- en rusttijden, zodat te controleren is of de regels worden nageleefd. Hoe je dat doet, bepaal je zelf. Een urenbriefje is dus vaak meer dan een administratief hulpmiddel: het is je bewijs dat diensten, pauzes en rusttijden binnen de wet bleven.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een urenbriefje en een urenstaat?
In de praktijk niets. Urenbriefje, urenstaat en urenformulier worden door elkaar gebruikt. In de uitzendbranche hoor je vaak urenbriefje, in de bouw en de zorg vaker urenstaat.
Hoe lang moet ik urenbriefjes bewaren?
Dat hangt af van het doel: voor de Arbeidstijdenwet, de fiscale bewaarplicht en eventuele afspraken in je cao kunnen verschillende termijnen gelden. Check die regels voor jouw situatie.
Gerelateerde pagina's
Urenbriefje per week
Zeven dagen op één blad met begin, eind, pauze en uren, getekend door medewerker en leidinggevende.
Accordering door opdrachtgever
De opdrachtgever bevestigt dat de gewerkte uren kloppen, zodat het uitzendbureau kan verlonen en factureren.
Salarisexport
Bestand met goedgekeurde uren, toeslagen en kosten in het formaat dat het salarispakket of de loonadministratie kan inlezen.
Urencalculator
Tel een week aan diensten op, met pauzes en nachtwerk. Totalen in u:mm en in decimalen.
Bekijk prijzen
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.
Probeer TimeTracking gratis
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.