Accordering door opdrachtgever
Hulp voor kantoor: instellen welke opdrachtgevers uren moeten accorderen, veilige accorderingslinks sturen en correcties en afwijzingen afhandelen.
Last updated: · Markdown version
Sommige opdrachtgevers (inleners) moeten de uren van je krachten bevestigen. TimeTracking stuurt ze een veilige link: geen account, geen wachtwoord. De opdrachtgever ziet de uren per persoon per dag en keurt ze goed, corrigeert ze of wijst ze af, met een handtekening.
Details voor ontwikkelaars (Engels): Client approval links.
1. Instellen wie accordeert
Bewerk bij "Opdrachtgevers" de opdrachtgever en stel "Wie keurt uren goed?" in:
| Optie | Betekenis |
|---|---|
| "Alleen kantoor" | Goedkeuring door het kantoor is genoeg. Geen link nodig |
| "Alleen opdrachtgever (link)" | De accordering van de opdrachtgever via de link maakt de dag goedgekeurd |
| "Kantoor én opdrachtgever" | Beide moeten goedkeuren; de volgorde maakt niet uit |
Voeg onder "Contactpersonen" de persoon toe die accordeert, met e-mailadres. Die ontvangt de link en een bevestigingscode. Zonder contactpersoon moet je de link zelf versturen, en wordt er geen code gevraagd.
2. De link versturen
- Zorg dat de werknemers de week hebben ingediend.
- Kies op "Overzicht" bij "Accordering door opdrachtgever" de opdrachtgever en maak de link ("Maak een veilige link (geen account nodig) voor deze week").
- Heeft de opdrachtgever een contactpersoon voor accordering, dan mailt TimeTracking de link direct naar dat adres. Anders kopieer je de link en stuur je hem zelf.
- De link is 14 dagen geldig. Herinneringen gaan automatisch.
3. Wat de opdrachtgever doet
- Opent de link en ziet de uren van de periode voor al je krachten bij die opdrachtgever.
- Vraagt een code van 6 cijfers aan, die naar de mailbox van de accordeerder wordt gemaild (alleen als er een contactpersoon is). De code is 10 minuten geldig; na 5 foute pogingen is hij geblokkeerd tot er een nieuwe code wordt aangevraagd (hooguit één nieuwe code per minuut).
- Kiest per dag: goedkeuren, corrigeren (de juiste uren en een reden invullen) of afwijzen (met een reden).
- Tekent met naam en handtekening en verstuurt.
4. Wat er met de antwoorden gebeurt
| Besluit opdrachtgever | Resultaat |
|---|---|
| Goedgekeurd | De accordering wordt vastgelegd. De dag wordt goedgekeurd als het kantoor al had goedgekeurd (of als de modus alleen opdrachtgever is) |
| Gecorrigeerd | De uren van de opdrachtgever worden de waarde van de dag en tellen als accordering; de notitie toont "Opdrachtgever: " |
| Afgewezen | De dag blijft ingediend, terug in jouw lijst, met de notitie "Opdrachtgever: ". Overleg met werknemer en opdrachtgever en corrigeer daarna |
Een dag met een conflict kan de opdrachtgever niet zomaar goedkeuren; hij moet dan de juiste uren invullen (corrigeren).
Veelvoorkomende problemen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| "This link is invalid or has expired" | Ouder dan 14 dagen of vervangen door een herinnering. Maak een nieuwe link |
| Opdrachtgever ontvangt de code niet | Controleer het e-mailadres van de contactpersoon onder "Contactpersonen"; kijk in de spam; wacht een minuut voordat je opnieuw aanvraagt |
| Opdrachtgever ziet geen dagen | De uren zijn nog niet ingediend, of de plaatsing valt niet in de periode |
| Dag wacht nog nadat de opdrachtgever heeft geaccordeerd | De modus is "Kantoor én opdrachtgever" en het kantoor heeft nog niet goedgekeurd |
| Uren veranderd nadat de opdrachtgever accordeerde | Elke wijziging zet alle goedkeuringen terug; stuur een nieuwe link |
Automatiseren
Maak links via de API met POST /approval-links (Engels) of via de MCP-tool create_client_approval_link. Let op: de API mailt de contactpersoon voor accordering automatisch als die er is.
In English: Client approval.