Inbox (urenstaten van opdrachtgevers)
Hulp voor kantoor: urenstaten van opdrachtgevers per mail of upload ontvangen, laten uitlezen en nakijken wat niet automatisch kon worden verwerkt.
Last updated: · Markdown version
Opdrachtgevers sturen uren vaak als Excel, CSV, PDF of gewone mail. "Inbox urenstaten" leest ze uit en legt de uren vast als uren van de opdrachtgever ("Opdrachtgever (mail)"). Duidelijke regels worden automatisch verwerkt; onzekere regels wachten op jou.
Details voor ontwikkelaars (Engels): Inbound email.
Instellen
- Je inboxadres staat bovenaan "Inbox urenstaten":
uren+<jouw-organisatie>@in.timetracking.tech. Vraag opdrachtgevers hun urenstaten daarheen te sturen, of stuur ze zelf door. - Koppel het maildomein van de opdrachtgever. Vul bij "Opdrachtgevers" het veld "E-maildomeinen voor urenmails" in, bijv.
vdl-montage.nl. Alleen mail van deze domeinen wordt automatisch gelezen. - Personeelsnummers helpen. Regels worden eerst op personeelsnummer aan personen gekoppeld, daarna op naam. Zorg dat "Personeelsnummer" is ingevuld bij "Medewerkers".
Wat wordt gelezen
| Verstuurd als | Resultaat |
|---|---|
.xlsx, .csv |
Direct gelezen. Lange lijsten (één regel per persoon per dag) en weekroosters (kolommen ma/di/wo… of datums) werken allebei |
| Foto of PDF | Met AI gelezen, alleen bij betaalde abonnementen, max. 5 per mail |
| Gewone mailtekst ("Jan 32 uur") | Weektotalen per persoon, vergeleken met de uren uit de app |
Oud .xls |
Niet gelezen: vraag de opdrachtgever om .xlsx of .csv |
Herkende kolomnamen zijn onder meer "naam"/"medewerker", "personeelsnummer", "datum", "uren"/"totaal", "begin"/"van", "eind"/"tot", "pauze".
Documentstatussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| "Ontvangen" | Wordt verwerkt |
| "Verwerkt" | Alle regels verwerkt |
| "Te controleren" | Sommige regels hebben jou nodig |
| "Quarantaine" | Niet gelezen: het afzenderdomein hoort bij geen enkele opdrachtgever, of de afzender kon niet worden geverifieerd (bescherming tegen vervalste afzenders) |
| "Mislukt" | Bestand kon niet worden verwerkt |
Regels nakijken
- Open "Inbox urenstaten". Regels die je moet nakijken tonen de gevonden naam, datum en uren en waarom ze niet zijn verwerkt (lage zekerheid, geen passende persoon, "Weektotaal wijkt af" van de app).
- Kies per regel de persoon ("Kies medewerker…"), controleer datum en uren en klik op "Vastleggen". De uren worden vastgelegd als uren van de opdrachtgever voor die dag.
- Of klik op "Negeren" als de regel niet relevant is (totaalregel, iemand die niet van jou is).
- Wijken de uren van de opdrachtgever af van die van de werknemer, dan verschijnt er een conflict in het weekoverzicht. Los het daar op (Wekelijkse afsluiting).
Handmatig uploaden
Een bestand buiten de mail gekregen? Gebruik "Bestand handmatig uploaden": kies de opdrachtgever, "Week (maandag)" en het bestand ("Bestand (.xlsx, .csv, foto of PDF)") en klik op "Uitlezen". De verwerking is dezelfde als bij mail.
Veelvoorkomende problemen
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Mail in quarantaine: domein hoort bij geen opdrachtgever | Voeg het domein toe onder "E-maildomeinen voor urenmails"; vraag de opdrachtgever opnieuw te sturen of upload het bestand met de hand |
| Mail in quarantaine: afzender niet geverifieerd | De mailserver van de opdrachtgever faalde bij de authenticatie (DMARC). Upload het bestand met de hand |
| Uren in de verkeerde week | Mail zonder datums wordt in vorige week (ma–wo) of deze week (do–zo) geplaatst. Upload met de hand met de juiste week |
| Persoon niet herkend | Zet het personeelsnummer in de lijst van de opdrachtgever, of controleer de spelling van de naam bij "Medewerkers" |
| PDF niet gelezen | Uitlezen met AI vraagt een betaald abonnement |
Automatiseren
Nakijkregels ophalen en verwerken via de API: GET /inbox, POST /inbox/items/{id}/apply, POST /inbox/items/{id}/ignore (API reference, Engels), of tt inbox in de CLI.
In English: Inbox.