⌘K
Wekelijkse afsluiting
Stappenplan voor kantoor: een week uren in TimeTracking controleren, corrigeren en goedkeuren, en daarna door naar de export.
Last updated: · Markdown version
Elke week controleert het kantoor de uren van alle plaatsingen, lost verschillen op, keurt goed en exporteert naar de verloning. Deze pagina loopt die routine in het dashboard door.
Gangbaar ritme: werknemers dienen in vóór maandagochtend, opdrachtgevers accorderen maandag–dinsdag, het kantoor keurt goed en exporteert dinsdag–woensdag.
Wat de statussen betekenen
| Status in de app | Betekenis | Wie zet hem door |
|---|---|---|
| concept | Uren worden ingevoerd; de werknemer kan ze nog wijzigen | Werknemer dient in, of het kantoor dient namens hem in |
| Ingediend | Werknemer is klaar; wacht op goedkeuring | Kantoor keurt goed (en de opdrachtgever, als dat nodig is) |
| Volledig goedgekeurd | Alle vereiste goedkeuringen zijn binnen | De export zet hem op geëxporteerd |
| geëxporteerd | Opgenomen in een looncomponentenbestand. Verandert nooit meer | Beheerder vergrendelt de periode |
| vergrendeld | Periode gesloten | — |
| leeg | Helemaal geen uren voor deze plaatsing deze week | Werknemer of opdrachtgever navragen |
Meer detail (Engels): Status lifecycle.
Voordat je begint
- Je hebt de rol "Kantoor / intercedent" of beheerder nodig.
- Kijk eerst in "Inbox urenstaten" als opdrachtgevers je urenstaten mailen: onverwerkte mails betekenen ontbrekende of tegenstrijdige uren. Zie Inbox.
Stappen
- Open de week. Ga naar "Overzicht". De tabel "Uren per plaatsing" toont één rij per persoon × opdrachtgever en één kolom per dag. Kies de week met de weekkiezer. De tegels bovenaan tonen totalen: "Ingediend", "Volledig goedgekeurd", "Open conflicten" en "Totaal deze week".
- Zoek ontbrekende uren. Rijen zonder uren of met alleen conceptdagen hebben een duwtje nodig. Vraag de werknemer om in te dienen in de app, of voer de uren zelf in bij "Uren invoeren": kies "Plaatsing", "Datum", "Uren" (bijv.
8,7,5of7u30) of "Begintijd"/"Eindtijd" met "Pauze (minuten)". Kies bij "Bron" voor "Handmatig door kantoor" of "Aangeleverd door opdrachtgever (mail/Excel)". Klik op "Uren vastleggen". - Los conflicten op. Een cel met "Conflict" betekent dat twee bronnen elkaar tegenspreken, bijvoorbeeld de app van de werknemer zegt 8:00 en de mail van de opdrachtgever 7:30. Open het conflict, vergelijk de kandidaten en kies de juiste. Voeg een korte notitie toe ("Klopt met de getekende papieren urenstaat"). Een dag met een conflict kan niet worden goedgekeurd. Achtergrond (Engels): Sources and conflicts.
- Laat de opdrachtgever accorderen waar nodig. Opdrachtgevers waarbij "Wie keurt uren goed?" op "Alleen opdrachtgever (link)" of "Kantoor én opdrachtgever" staat, moeten via een link accorderen. Gebruik "Accordering door opdrachtgever" op het overzicht om per opdrachtgever een link te maken. Zie Accordering door opdrachtgever.
- Keur goed. Vink de rijen aan ("Selecteer") en klik op "Selectie goedkeuren", of op "Goedkeuren" per rij. Alleen ingediende dagen zonder conflict worden goedgekeurd. Bij opdrachtgevers die ook moeten accorderen, wordt jouw goedkeuring vastgelegd en wordt de dag goedgekeurd zodra de opdrachtgever heeft geaccordeerd.
- Verlof en kosten. Kijk bij "Verlof" en "Kosten" naar openstaande aanvragen. Goedgekeurd verlof en goedgekeurde kosten gaan mee in dezelfde export.
- Exporteer. Ga verder met Exporteren en vergrendelen.
Veelvoorkomende problemen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| "Selectie goedkeuren" slaat dagen over | Dagen zijn concept, al goedgekeurd of hebben een conflict | Dien concepten in namens de werknemer of los eerst het conflict op |
| Een dag blijft "Ingediend" nadat ik heb goedgekeurd | De opdrachtgever moet ook accorderen (modus opdrachtgever / beide) | Stuur de accorderingslink (opnieuw) |
| Een goedgekeurde dag ging terug naar ingediend | De uren veranderden na goedkeuring (nieuwe registratie, correctie van de opdrachtgever) | Keur opnieuw goed; elke wijziging vraagt een nieuwe goedkeuring |
| Ik kan uren van vorige maand niet wijzigen | De dag is geëxporteerd of vergrendeld | Leg de correctie vast als nieuwe regel in de huidige open periode, met een notitie |
| Iemand ontbreekt in het overzicht | Geen actieve plaatsing in deze week | Controleer "Plaatsingen": start-/einddatum en "Actief" |
Automatiseren
Dezelfde routine kan vanaf de opdrachtregel of via een AI-assistent (Engels): CLI, MCP server, Claude Skill, prompt "Weekly close".
In English: Weekly close.