# Urenregistratie voor eventcrews > Urenregistratie voor eventcrews. Inklokken met een kiosk op locatie, diensten over middernacht, uren per evenement en akkoord van de organisator. URL: https://timetracking.tech/nl/voor/evenementen Language: nl Last updated: 2026-10-26 Donderdag opbouw. Zaterdagavond de show. Afbouw tot vier uur 's nachts. En de helft van de crew is nieuw. Met TimeTracking klokt iedereen op locatie in, in de eigen taal. Nachtdiensten blijven één geheel. Je hebt per evenement goedgekeurde uren. Start gratis tot 5 gebruikers. ## Zo werken eventbedrijven met TimeTracking 1. **Het evenement plannen**: Voeg het evenement en de locatie toe. Plan diensten voor opbouw, show en afbouw in het rooster en publiceer ze. De crew ziet waar en wanneer ze verwacht worden. 2. **Inklokken bij de crewingang**: Zet een tablet als kiosk op locatie. Crewleden klokken in en uit met een persoonlijke pincode van 6 cijfers. Wie de app heeft, kan ook de timer op de eigen telefoon starten. 3. **Uren per evenement controleren**: Uren komen op het evenement en bij de bijbehorende dienst terecht. Gepland versus gewerkt laat zien welke diensten uitliepen. Nachtdiensten tellen als één dienst. 4. **Goedkeuren en exporteren**: De organisator of locatie keurt de uren van het evenement goed via een magic link. Goedgekeurde uren gaan naar de salarisadministratie. Dezelfde export kan ook naar je facturatiepakket. ## Korte klussen, veel mensen, één avond Een eventcrew staat een paar dagen en valt daarna weer uiteen. Riggers, stagehands, barpersoneel, stewards en runners komen uit je eigen pool, via uitzendbureaus of als zzp'er. Veel van hen werken maar een paar keer per jaar voor je. Een papieren tekenlijst bij de crewingang is de standaard. Op maandag typt iemand op kantoor alles over. TimeTracking vervangt die lijst door een kiosk. Nieuwe crewleden nodig je uit per sms. Ze loggen in met een eenmalige code en kiezen hun eigen taal. Je hoeft vooraf geen account in te richten. Na het seizoen zet je mensen op inactief. Je betaalt alleen voor actieve gebruikers. - Nieuwe crew uitnodigen per sms, geen zakelijk mailadres nodig - Apps in 20 talen, iedereen kiest zijn eigen taal - Na het evenement op inactief, de historie blijft - Alleen betalen voor actieve gebruikers ## Een kiosk op locatie Tijdens de show ligt de telefoon vaak in een kluisje. En veel tijdelijke crewleden installeren geen app voor één weekend. Een tablet bij de crewingang lost beide op. Iedereen klokt in en uit met een persoonlijke pincode van 6 cijfers, in de eigen taal. Na 5 foute pincodes blokkeert de tablet 15 minuten. Dat ontmoedigt inklokken voor een collega, zonder foto's of gezichtsherkenning. Je kunt de kiosk aan één locatie koppelen. Zo komt elke klokking op het juiste evenement. De kiosk heeft internet nodig. Zet hem dus waar de wifi of mobiele data betrouwbaar is. Vaak is dat het productiekantoor, niet de laaddock. ## Nachtwerk en diensten over middernacht Een afbouw van 23:00 tot 04:30 is één dienst, geen twee halve dagen. TimeTracking legt hem vast als één dienst met het juiste totaal. Pauzes worden apart geregistreerd. Toeslagen voor onregelmatige uren en overuren geef je in de export hun eigen looncodes. De regelengine waarschuwt planners als een rooster te weinig rust tussen diensten laat. Bijvoorbeeld een afbouw die bij zonsopgang eindigt, met dezelfde ochtend de volgende opbouw. Die waarschuwing komt vóór je het rooster publiceert, niet na een klacht. ## Uren per evenement en per dienst Elke registratie bevat het evenement en de locatie. Geroosterde uren blijven aan hun dienst gekoppeld. Zo zie je hoeveel uur er in opbouw, show en afbouw ging. Gepland versus gewerkt per dienst laat zien waar de planning afweek. Handig als je volgend jaar hetzelfde evenement offreert. Reistijd naar de locatie en kilometers worden apart vastgelegd. Onkosten zoals parkeren voeg je toe met een foto van de bon. Alles wordt samen met de uren goedgekeurd. - Uren per evenement en locatie - Gepland versus gewerkt per dienst - Reistijd en kilometers naar de locatie - Onkosten met foto van de bon ## Goedkeuring door organisator of locatie Lever je crew aan een organisator of een poppodium? Dan wil die de uren zien en akkoord geven voordat je factureert. TimeTracking stuurt de productieleider een veilige magic link die verloopt. Daarin staan de uren per crewlid en per dag. Hij keurt het evenement goed of wijst een regel af met een opmerking. Een account is niet nodig. TimeTracking maakt geen facturen. De goedgekeurde uren exporteer je als CSV of XLSX in je eigen indeling, of via de API. Zo werkt je facturatiepakket met dezelfde cijfers als de salarisadministratie. ## Verloning na een druk weekend Goedgekeurde periodes gaan in één stap naar de salarisadministratie. De export in SD Worx-formaat werkt nu. De kolomnamen en looncodes zijn een startpreset die je afstemt op je eigen SD Worx-sjabloon. CSV- en XLSX-exports in je eigen indeling en de REST API werken ook. Loket, Nmbrs en AFAS volgen later. Alle exports zitten vanaf € 1 in de prijs, zonder add-ons. Een geëxporteerde periode wordt vergrendeld. Komt er later een vergeten uur boven water? Dan wordt dat een correctie in de volgende periode. Zo blijven salaris en administratie kloppen. ## Veelgestelde vragen ### Kan de crew inklokken zonder een app te installeren? Ja. Bij een tablet als kiosk op locatie klokken crewleden in en uit met een persoonlijke pincode van 6 cijfers. ### Werkt de kiosk zonder internet? Nee. De kiosk heeft een verbinding nodig om in en uit te klokken. Een offline modus staat gepland, maar is er nog niet. De mobiele app laat de timer offline doorlopen en verstuurt de uren later. ### Hoe gaat het met diensten over middernacht? Een dienst over middernacht wordt vastgelegd als één dienst met het juiste totaal. Pauzes worden apart geregistreerd. ### Kan de organisator onze crewuren goedkeuren? Ja. De organisator of locatie keurt goed via een veilige magic link die verloopt, zonder account. Naam en tijdstip worden vastgelegd. ### We werken met veel eenmalige crewleden. Wat kost dat? Je betaalt per actieve gebruiker per maand. Gratis tot 5 gebruikers, daarna € 1 met Core. Zet mensen na het evenement op inactief. Dan tellen ze niet meer mee. Hun uren blijven bewaard. ### Kan ik uren per evenement zien? Ja. Elke registratie hangt aan een evenement en locatie. Overzichten tonen uren per evenement, persoon en periode, met gepland versus gewerkt per dienst.