# Exporteren en vergrendelen

> Hulp voor kantoor: het loonbestand bekijken, exporteren en downloaden, en de periode vergrendelen zodra de verloning het heeft verwerkt.

URL: https://timetracking.tech/developers/help/nl/kantoor/exporteren-en-vergrendelen
Last updated: 2026-10-26

Na goedkeuring gaan goedgekeurde uren, verlof en kosten als bestand naar de verloning. De export is definitief voor de dagen die erin zitten. Vergrendelen sluit de periode daarna af. Beide stappen zijn onomkeerbaar.

Achtergrond voor ontwikkelaars (Engels): [Export mappings](https://timetracking.tech/developers/data-out/export-mappings), [Presets](https://timetracking.tech/developers/data-out/presets), [Periods and locking](https://timetracking.tech/developers/concepts/periods-and-locking).

## Wat er in een export zit

- Goedgekeurde dagen in de periode, verdeeld over uursoorten (normaal, overwerk, avond-/nacht-/weekendtoeslag, feestdag) volgens je regelset ("Regelset" onder "Regels & koppelingen"). Zie (Engels) [Hour types and rule packs](https://timetracking.tech/developers/concepts/hour-types-and-rule-packs).
- Vaste vergoedingen van de plaatsing ("Looncomponenten en toeslagen").
- Goedgekeurde kosten (km, reistijd, openbaar vervoer, parkeren, maaltijden, overig).
- Goedgekeurd verlof, alleen werkdagen (ma–vr, zonder feestdagen).

Concept- en ingediende dagen zitten er **niet** in. Ze blijven in de week staan en gaan mee in een latere export zodra ze zijn goedgekeurd.

## Stappen

1. **Open "Export".** Kies de week en het looncomponentenformaat (exportformaat), bijv. "SD Worx — variabele looncomponenten (concept)", "Generiek CSV (per dag)" of een eigen formaat. Je standaardformaat ("Standaard") staat al geselecteerd.
2. **Bekijk het voorbeeld.** Klik op "Toon voorbeeld". Je ziet de regels, het aantal goedgekeurde dagen dat meegaat, en:
   - **Fouten**: verplichte waarden ontbreken, verkeerd formaat. Los ze eerst op; zolang er fouten zijn is de export geblokkeerd. Typische oorzaak: een medewerker zonder "Personeelsnummer" (nodig voor de verloning).
   - **Waarschuwingen**: hints uit de regelset, bijv. "Pauze 0 min, minimaal 30 min vereist". Ze blokkeren de export niet; controleer ze wel.
   - **Nog open**: dagen in de periode die nog niet zijn goedgekeurd en daarom niet meegaan.
3. **Exporteer.** Klik op "Download het bestand". Dit maakt de exportrun aan, en de dagen die erin zitten worden "geëxporteerd". Ze kunnen nooit meer worden gewijzigd.
4. **Download zo nodig opnieuw.** "Eerdere exports deze week" toont elke run met "Download" (het loonbestand), "XLSX" en "JSON".
5. **Upload het bestand in je salarispakket** (bijv. SD Worx). Wacht tot de verloning het heeft verwerkt.
6. **Vergrendel de periode** (alleen beheerders). Klik op "Periode vergrendelen". Dit lukt alleen als elke dag met uren in de periode is geëxporteerd en er geen ingediende of goedgekeurde kosten meer openstaan ("Kan pas als alle uren in deze week zijn geëxporteerd"). Vergrendelen kan ook automatisch: zie [Automatisch vergrendelen en verlofopbouw](https://timetracking.tech/developers/help/nl/kantoor/automatisch-vergrendelen-en-verlofopbouw).

## Exportformaten (beheerder)

Beheerders kunnen eigen exportformaten maken, bijvoorbeeld voor Loket, Nmbrs of AFAS, of om de echte looncodes van SD Worx in te vullen. Klik op de pagina "Export" op "Exportformaten beheren".

1. Kies onder "Nieuw exportformaat" bij "Beginnen vanaf" een standaardpreset of een bestaand formaat, geef het een "Naam" en klik op "Aanmaken en bewerken".
2. Stel in "Exportformaat bewerken" het bestand in:
   - "Bestandstype": "CSV (.csv)" of "Tekst (.txt)";
   - "Scheidingsteken": "Puntkomma ;", "Komma ,", "Tab" of "Pipe |";
   - "Tekenset": "UTF-8", "UTF-8 met BOM (Excel)" of "Windows-1252";
   - "Regeleinde": "Windows (CRLF)" of "Unix (LF)";
   - "Samenvoegen per": laat leeg voor één regel per dag en uursoort, of kies velden zoals personeelsnummer + uursoort om per periode op te tellen. "Minuten en bedragen worden bij samenvoegen opgeteld."
3. Voeg onder "Kolommen" per veld van het importbestand van je salarispakket een kolom toe. Kies per kolom de "Bron" ("Personeelsnummer", "Naam medewerker", "Opdrachtgever", "Plaatsingsnummer", "Datum", "Uursoort", "Minuten (uren)", "Bedrag (centen)", "Soort (uren/vergoeding)" of een "Vaste waarde") en een "Omzetting", bijv. "Uren als decimaal (7,50)", "Uren als u:mm (7:30)", "Minuten (450)", "Bedrag in euro (12,34)", "Datumformaat", "Vertalen via codetabel", "HOOFDLETTERS", "Aanvullen tot vaste lengte".
4. Vul onder "Codetabel: uursoort → looncomponent" per uursoort de "Code in salarispakket" in. "Gele codes zijn nog plaatshouders": vervang ze door de echte codes van je salarisadviseur.
5. Voeg onder "Validatie vóór export" controles toe, zoals verplichte kolommen of een "Patroon (regex)". Fouten blokkeren de definitieve export.
6. Controleer het "Live voorbeeld" (met voorbeeldregels) en sla op. Fouten verschijnen als "Ongeldige mapping".
7. Klik terug in "Exportformaten" op "Maak standaard" om het formaat op de pagina "Export" vooraf te selecteren.

"Eerdere exports blijven downloadbaar": elke run bewaart een kopie van het formaat waarmee hij is gemaakt. Een formaat kun je verwijderen ("Verwijderen"). "Alleen beheerders kunnen exportformaten aanmaken of wijzigen."

Over "Windows-1252": de download in het dashboard ("Download" bij "Eerdere exports") levert het bestand nog als UTF-8. Het exacte Windows-1252-bestand is via de API beschikbaar: `GET /exports/runs/{id}/file` geeft het met `charset=windows-1252`. Tekens buiten die tekenset (bijvoorbeeld €, gekrulde aanhalingstekens, lange streepjes) worden "?". Heeft je salarispakket Windows-1252 nodig, laat het bestand dan via de API ophalen, of controleer namen met accenten na het uploaden.

Exportformaten kunnen nog niet via de API worden aangemaakt (gepland). De JSON-structuur staat in (Engels) [Export mappings](https://timetracking.tech/developers/data-out/export-mappings).

## Correcties na export

Geëxporteerde en vergrendelde dagen veranderen nooit. Was een geëxporteerde dag fout, leg het verschil dan vast als nieuwe regel in de huidige open week, met een notitie die naar de oorspronkelijke datum verwijst (bijvoorbeeld "Correctie 1 dec: +0:30"). Die gaat mee in de volgende export.

## Veelvoorkomende problemen

| Melding / probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| "Geen goedgekeurde uren in deze week." | Nog niets goedgekeurd | Keur eerst dagen goed ([Wekelijkse afsluiting](https://timetracking.tech/developers/help/nl/kantoor/wekelijkse-afsluiting)) |
| Export geblokkeerd: validatiefout(en) | Personeelsnummer ontbreekt, onbekende looncode, waarde buiten bereik | Herstel de stamgegevens; een beheerder past looncodes of validatieregels in het exportformaat aan |
| "This period was just exported; refresh before exporting again" | Dezelfde week is minder dan een minuut geleden geëxporteerd | Ververs; kijk bij "Eerdere exports" voordat je opnieuw exporteert |
| "Nothing approved to export in this period" | Alles wat is goedgekeurd is al geëxporteerd | Niets te doen, of keur de resterende dagen goed |
| Vergrendelen geweigerd: "N day(s) in this period are not exported yet" | Er zijn nog goedgekeurde, ingediende of conceptdagen met uren | Keur ze goed en exporteer ze, of vraag de werknemer lege concepten te verwijderen |
| Vergrendelen geweigerd: kosten niet geëxporteerd | Er staan nog ingediende of goedgekeurde kosten open | Keur goed en exporteer, of wijs ze af |
| Uren in het SD Worx-bestand tonen "[CODE_NORMAAL]" | Looncodes zijn plaatshouders in de conceptpreset | Een beheerder kopieert de SD Worx-preset in "Exportformaten beheren", vult de echte codes in en maakt hem standaard |

## Automatiseren

[CLI](https://timetracking.tech/developers/tools/cli#tt-export) (Engels): `tt export --week 2026-11-30` (voorbeeld) en `--commit -o bestand.csv`. Eerdere runs en hun exacte bestanden zijn via de API beschikbaar: `GET /exports/runs` en `GET /exports/runs/{id}/file` ([API reference](https://timetracking.tech/developers/api/reference)). Vergrendelen via de API vraagt een sleutel met `admin`-scope (`tt lock --week … --yes`); vergrendel anders in het dashboard.

In English: [Export and lock](https://timetracking.tech/developers/help/office/export-and-lock).