# Zeiterfassung für Kitas, Krippen und Horte > Zeiterfassung für Kita und Hort: Dienstpläne pro Einrichtung, Teilzeitkräfte, Krankheitsvertretung über offene Schichten, Urlaub und Lohnexporte. URL: https://timetracking.tech/de/fuer/kinderbetreuung Language: de Last updated: 2026-10-26 In der Kita folgt der Dienstplan den Kindern: wie viele betreut werden, in welcher Einrichtung und zu welcher Tageszeit. Mit TimeTracking planen Sie die Stunden Ihrer Fachkräfte danach. Sie überbrücken Krankheitsausfälle schnell. Und die Lohnabrechnung bekommt korrekte Stunden. Erfasst werden nur Stunden des Personals, nie Daten über Kinder. ## So arbeiten Kitas mit TimeTracking 1. **Pro Einrichtung planen**: Planen Sie Schichten pro Einrichtung und Tag, nach dem Personalbedarf für die betreuten Kinder. Wiederkehrende Muster bilden die feste Woche jeder Teilzeitkraft ab. 2. **Fachkräfte erfassen ihre Stunden**: Fachkräfte stempeln am Tablet im Personalraum mit persönlicher PIN oder bestätigen ihre Schicht in der App. Pausen werden ausdrücklich erfasst. 3. **Krankheit überbrücken**: Meldet sich jemand krank, wird die Schicht zur offenen Schicht. Kolleginnen und Kollegen übernehmen sie in der App. Die Krankmeldung erfassen Sie am selben Ort. 4. **Freigeben und exportieren**: Die Einrichtungsleitung gibt den Zeitraum frei. Arbeitsstunden, Urlaub und Krankheitstage gehen in einem Export in die Lohnabrechnung. ## Dienstpläne, die den Kindern folgen Wie viel Personal Sie brauchen, ändert sich über den Tag: eine volle Bringzeit, eine ruhige Stunde während des Mittagsschlafs, eine Spitze nach Schulschluss im Hort. Der Personalschlüssel hängt von Altersgruppe und Landesrecht ab, und Ihre Planung kennt ihn am besten. TimeTracking berechnet keinen Personalschlüssel und speichert keine Daten von Kindern. Es gibt Ihnen einen klaren Dienstplan pro Einrichtung. So sind die richtigen Leute zur richtigen Zeit da, und Lücken fallen sofort auf. Vorlagen und wiederkehrende Muster decken die normale Woche ab. Ändert sich wenig, kopieren Sie einfach die Woche. Vor dem Veröffentlichen warnt das System, wenn ein Plan gegen die eingestellten Ruhezeiten verstößt. - Dienstpläne pro Einrichtung und Tag - Vorlagen, wiederkehrende Muster und Woche kopieren - Ruhezeitwarnungen vor dem Veröffentlichen - Soll und Ist pro Einrichtung ## Teilzeitkräfte und geteilte Dienste Die meisten Kita-Teams arbeiten in Teilzeit, mit festen Tagen, geteilten Diensten und gelegentlich einem zusätzlichen Nachmittag. Jede Fachkraft sieht ihre eigenen Schichten in der App, und Mehrstunden werden an dem Tag erfasst, an dem sie anfallen. Soll und Ist pro Person und Einrichtung zeigen, wo sich Mehrstunden aufbauen, noch bevor der Monat endet. Der Hort hat seinen eigenen Rhythmus: kurze Nachmittagsschichten in der Schulzeit und lange Tage in den Ferien. Schulwochen und Ferienwochen sind einfach unterschiedliche Wochen im Dienstplan, jede mit eigenem Muster. ## Vertretung bei Krankheit ohne Telefonkette Eine Krankmeldung um Viertel vor sieben kennt jede Kita. Die Planung trägt die Abwesenheit ein, die Schicht wird zur offenen Schicht und Kolleginnen und Kollegen können sie in der App übernehmen. Die Planung sieht, wer zugesagt hat, und der Dienstplan aktualisiert sich. Offene Schichten sind heute in der App sichtbar; Push-Benachrichtigungen folgen demnächst. Die Krankmeldung liegt im selben System und landet ohne separate Liste im Zeitraum und im Lohnexport. - Offene Schichten zum Übernehmen - Schichttausch unter Kollegen - Krankheit im selben Zeitraum wie die Arbeitsstunden ## Urlaub rund um die Schulferien Urlaubsanträge häufen sich in den Schulferien, genau dann, wenn der Hort mehr Stunden braucht. Die Leitung sieht jeden Antrag neben dem Dienstplan dieser Tage und weiß vor der Freigabe, wer sonst noch fehlt. Genehmigter Urlaub blockiert den Dienstplan und aktualisiert die Urlaubskonten sofort. Feiertage werden pro Land geladen, und Sie legen eigene Abwesenheitsarten fest, etwa Erholungsurlaub, Sonderurlaub oder unbezahlten Urlaub. ## Nur Personal, keine Kinder TimeTracking ist eine Zeiterfassung für Ihr Personal. Es enthält keine Daten über Kinder oder Eltern, keine Anwesenheitslisten und keine Beobachtungen. So bleibt es getrennt von Ihrer Kita-Verwaltungssoftware und lässt sich Team, Eltern und Betriebs- oder Personalrat leicht erklären. Die App verfolgt keinen Standort und macht keine Screenshots. Die Daten liegen in der EU, in Irland. ## Lohnabrechnung und Kosten pro Einrichtung Freigegebene Zeiträume werden mit Arbeitsstunden, Zuschlägen, Urlaub und Krankheitstagen exportiert, jeweils mit Ihren Lohnarten. Heute verfügbar: ein Export im SD-Worx-Format, konfigurierbare CSV- und XLSX-Exporte und die REST API. Weitere Lohnschnittstellen, darunter DATEV, sind in Vorbereitung. Abgerechnet wird pro aktivem Nutzer: kostenlos bis 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat im Core-Tarif, inklusive Dienstplänen, Abwesenheiten und Lohnexporten. Springerkräfte, die nur gelegentlich einspringen, lassen sich deaktivieren, solange sie nicht gebraucht werden. ## Häufige Fragen ### Erfasst TimeTracking Kinder oder Anwesenheiten? Nein. TimeTracking erfasst nur Stunden, Abwesenheiten und Spesen des Personals. Es enthält keine Daten über Kinder oder Eltern. ### Kann TimeTracking den Personalschlüssel berechnen? Nein. Der Personalschlüssel hängt von Ihren Belegungen und den Landesregeln ab, die in Ihrer Kita-Software liegen. TimeTracking liefert den Dienstplan pro Einrichtung, um danach zu planen. ### Wie organisieren wir eine Vertretung bei Krankheit? Tragen Sie die Abwesenheit ein und bieten Sie die Schicht als offene Schicht an. Kolleginnen und Kollegen übernehmen sie in der App, der Dienstplan aktualisiert sich und die Krankmeldung steht im selben Zeitraum. ### Können Fachkräfte ohne eigenes Handy stempeln? Ja. An einem Tablet-Kiosk im Personalraum stempeln sie mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus. ### Sind Urlaub und Krankheit enthalten? Ja. Urlaubsanträge, Urlaubskonten, Krankheit und Feiertage gehören zu Core für 1 € pro Nutzer und Monat. ### Was kostet es für eine kleine Kita? Bis 5 Nutzer ist es kostenlos. Darüber kostet Core 1 € pro Nutzer und Monat, ohne Zusatzmodule und ohne Mindestanzahl an Nutzern.