# Evidence pracovní doby pro eventové týmy

> Evidence pracovní doby pro eventové týmy: příchod na kiosku v místě akce, směny přes půlnoc, hodiny podle akce, schválení pořadatelem a export do mezd.

URL: https://timetracking.tech/cs/odvetvi/akce-a-eventy
Language: cs
Last updated: 2026-10-26

Stavba ve čtvrtek, show v sobotu večer, demontáž do čtyř ráno a polovina týmu je nová. TimeTracking umožní každému zapsat příchod na akci ve svém jazyce, drží noční směny pohromadě a dá vám schválené hodiny podle akce.

## Jak eventové společnosti používají TimeTracking

1. **Naplánujte akci**: Přidejte akci a místo konání. Naplánujte směny na stavbu, show a demontáž a zveřejněte je. Tým ví, kde a kdy má být.
2. **Příchod u vstupu pro techniku**: Tablet v místě akce umožní zapsat příchod a odchod osobním 6místným PIN. Kdo má aplikaci, spustí časovač na vlastním telefonu.
3. **Kontrola hodin podle akce**: Hodiny se zapíšou k akci a ke směně, do které patří. Plán proti skutečnosti ukáže, které směny se protáhly. Noční směna se počítá jako jedna.
4. **Schválení a export**: Pořadatel nebo provozovatel místa schválí hodiny akce přes odkaz. Schválené hodiny jdou do mezd a export můžete poslat do fakturačního nástroje.

## Krátké akce, mnoho lidí, jeden večer

Eventový tým se sestaví na pár dní a pak se rozpadne. Montéři, technici, obsluha baru, stewardi a runneři jsou z vašeho okruhu, z agentur i od freelancerů. Mnozí pracují jen několikrát za rok. Papírové prezenčky u vstupu pro techniku jsou běžné a někdo je v pondělí přepisuje.

TimeTracking nahradí prezenčku kioskem. Nové lidi pozvete přes SMS. Přihlásí se jednorázovým kódem a zvolí si jazyk. Před první směnou nic zakládat nemusí. Po sezoně je deaktivujete a platíte jen za aktivní uživatele.

- Pozvání nových členů přes SMS, firemní e-mail není potřeba
- Aplikace ve 20 jazycích, každý si vybere svůj
- Po akci deaktivace, historie zůstane
- Platíte jen za aktivní uživatele

## Kiosek v místě konání

Telefony bývají během show v šatní skříňce a mnoho brigádníků si kvůli jednomu víkendu aplikaci nenainstaluje. Tablet u vstupu pro techniku řeší obojí. Každý zapíše příchod a odchod osobním 6místným PIN ve svém jazyce. Po 5 chybných pokusech se tablet na 15 minut zamkne. Odradí to od píchání za kolegu, bez fotek a bez rozpoznávání obličeje.

Kiosek lze omezit na jedno místo konání. Každý příchod pak skončí u správné akce. Potřebuje internet, takže ho dejte tam, kde je spolehlivá Wi-Fi nebo mobilní data. Často je to produkční kancelář, ne nakládací rampa.

## Noční práce a směny přes půlnoc

Demontáž od 23:00 do 4:30 je jedna směna, ne dva půlené dny. TimeTracking ji zapíše jako jednu směnu se správným součtem a s přestávkami. Příplatky za nepravidelnou dobu a přesčasy přiřadíte v exportu ke svým mzdovým kódům.

Modul pravidel varuje plánovače, když rozpis nechává mezi směnami příliš málo odpočinku. Třeba demontáž končí za úsvitu a hned potom začíná stavba. Varování přijde před zveřejněním rozpisu, ne až po stížnosti.

## Hodiny podle akce a směny

Každý záznam nese akci a místo konání a plánované hodiny zůstávají u své směny. Vidíte, kolik hodin šlo do stavby, show a demontáže. Plán proti skutečnosti ukáže, kde se harmonogram rozešel s realitou. To pomůže při nacenění stejné akce příští rok.

Čas na cestě na místo konání a kilometry se zapisují zvlášť. Výdaje, třeba parkovné, přidáte s fotkou účtenky. Vše se schvaluje spolu s hodinami.

- Hodiny podle akce a místa konání
- Plán proti skutečnosti na každé směně
- Cestovní čas a kilometry na místo konání
- Výdaje s fotkou účtenky

## Schválení pořadatelem nebo provozovatelem místa

Dodáváte tým pořadateli nebo místu konání? Ti chtějí hodiny vidět a odsouhlasit dřív, než dostanou fakturu. TimeTracking pošle jejich produkčnímu manažerovi zabezpečený odkaz s omezenou platností, s hodinami podle člena týmu a dne. Akci schválí, nebo řádek zamítne s komentářem, bez účtu.

TimeTracking nefakturuje. Schválené hodiny se exportují jako konfigurovatelné CSV nebo XLSX, nebo přes API. Váš fakturační nástroj tak vychází ze stejných čísel jako mzdy.

## Mzdy po rušném víkendu

Schválená období exportujete do mezd jedním krokem. Už dnes funguje export ve formátu SD Worx (výchozí předvolba, kterou přizpůsobíte své šabloně SD Worx), konfigurovatelné CSV a XLSX a REST API. Konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS budou brzy.

Po exportu se období uzamkne. Zapomenutou hodinu najdete později? Půjde jako oprava v dalším období. Mzdy a vaše záznamy zůstanou ve shodě.

## Časté dotazy

### Může tým zapsat příchod bez instalace aplikace?

Ano. Na tabletu v místě konání zapíše každý příchod a odchod osobním 6místným PIN.

### Funguje kiosek bez internetu?

Ne. Kiosek potřebuje k zápisu příchodu a odchodu internet. Offline režim je v plánu, dnes není k dispozici. Mobilní aplikace udrží časovač i offline a hodiny odešle později.

### Jak se zpracují směny přes půlnoc?

Směna přes půlnoc se zapíše jako jedna směna se správným součtem. Přestávky se zapisují zvlášť.

### Může hodiny našeho týmu schválit pořadatel?

Ano. Pořadatel nebo provozovatel místa schvaluje přes zabezpečený odkaz s omezenou platností, bez účtu. Uloží se jeho jméno a čas schválení.

### Pracujeme s mnoha jednorázovými členy týmu. Kolik to stojí?

Platíte za aktivního uživatele měsíčně: €1 v tarifu Core, zdarma do 5 uživatelů. Po akci lidi deaktivujte. Už se nepočítají a jejich hodiny zůstanou v historii.

### Vidím hodiny podle akce?

Ano. Každý záznam patří k akci a místu konání. Přehledy ukazují hodiny podle akce, osoby a období, včetně plánu proti skutečnosti u každé směny.